Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах утворюють постійні експертні комісії (далі — ЕК), що діють відповідно до положень про них.
Варто зазначити, що як ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ (тобто державні та комунальні установи), так і ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, приймають рішення про схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проекту акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
Складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ
На підставі поданих структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню через закінчення строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів ЕК замовника в його архіві складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт), за формою, що наведена в додатку 15 до Правил № 1000/5 (див. Додаток). Зауважимо, що дати й індекси справ у зразку — умовні.
Акт складають у двох примірниках, зазвичай на справи всієї установи.
Справи включають в Акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено Акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можна включати в Акт, що буде складений не раніше 1 січня 2018 року, — з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
Якщо до Акта не внесли первинну фінансову та бухгалтерську документацію, до нього додається довідка про проведення перевірки органами Державної фіскальної служби з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Довідку підписує керівник установи та бухгалтер.
(п. 5 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5).
Зверніть увагу: Державна архівна служба України зазначає, що знищувати необревізовані (неперевірені) фінансові та бухгалтерські документи не можна.
Висновуємо, що тiльки у випадку спливу строку зберігання фінансових та бухгалтерських документів і завершення ревізії, проведеної органами Державної аудиторської служби України за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності, такі документи дозволено знищувати.
У разі виникнення спорів (конфліктiв), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах необхідні первинні документи замовник має зберігати до прийняття остаточного рішення відповідним органом з цього спору (конфлікту), провадження.
З огляду на зазначене і на комплексний аналіз положень приміток до статей 186 та 219 Переліку № 578, якi конкретизують строки зберігання певних видів документів, висновуємо, що і документація конкурсних торгів, і пропозиції конкурсних торгів учасникiв, і протоколи комітету з конкурсних торгів перед знищенням пiсля 3-рiчного зберігання не потребують перевiрки ревізією.
Пiсля погодження (схвалення) у описаному вище порядку Акта його затверджує керівник установи. I тiльки після цього замовник має право знищити документи.
Зауважте, що згідно з пунктом глави 3 розділу V Правил № 1000/5 справи, що відібрав замовник для знищення, передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу макулатури, що передана для переробки. Дату здачі документів, їх вагу та номер накладної зазначають в актах про вилучення документів для знищення.
Якщо в Акт включено документи з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу, що застосовуються в установі, то ці документи знищують подрібненням до стану, що унеможливлює їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці Акта необхідно додатково робити запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів ЕК установи (тобто замовника).
Наголосимо, що в Переліку № 578 зазначено строки зберігання документів щодо проведення конкурсних торгів та участі у них, виконання договорів за такими торгами.
Пункт 28 частини 1 статті 1 Закону про закупівлі передбачає, що торги (конкурсні торги) — це здійснення конкурентного відбору учасників з метою визначення переможця торгів (конкурсних торгів) згідно з процедурами, встановленими цим Законом (крім переговорної процедури закупівлі).
Тобто, як бачимо:
- по-перше, законодавець не відносить до конкурсних торгів переговорну процедуру закупівлі;
- по-друге, у Переліку № 578 немає інформації щодо строку зберігання документів, листування тощо за тендерами (тобто за публічними закупівлями).
А відповідно до пункту 28 частини 1 статті 1 Закону про публічні закупівлі тендер (торги) — це конкурентний відбір учасників з метою визначення переможця торгів згідно з процедурами, установленими цим Законом (крім переговорної процедури закупівлі).
Отже, виникають запитання щодо строку зберігання документів за переговорною процедурою закупівлі, а також тендерами згідно із Законом про публічні закупівлі (наприклад, протоколи тендерного комітету, документи переможця за статтею 17 Закону про публічні закупівлі, надані замовнику в паперовому варіанті). Тож із цих питань, ураховуючи те, що Перелік № 578 затвердив Мін’юст, радимо замовникам звернутися за роз’ясненням саме до Мін’юсту.
Відповідальність за неправильне знищення закупівельних документів
Керівник замовника відповідає за збереження службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату та несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.
При цьому за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники.
Зауважте, що згідно з пунктом 2.17 Переліку № 578 правильність застосування цього Переліку контролюють Укр-держархів і уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.
Не зайвим буде застерегти, що незаконне знищення документів тягне за собою адміністративну, а якщо це знищення, пошкодження або приховування документів чи унікальних документів НАФ, то й кримінальну відповідальність (ст. 298-1 Кримінального кодексу України).
І хоч законодавство не вимагає, щоб закупівельні документи постійного зберігали й передавали до НАФ, не радимо замовникам порушувати порядок зберігання, знищення цих документів, оцінки їх цінності. А гляди, за якоюсь із закупівель ЕК прийме рішення, що документи за нею є значущими для держави, й не схвалить їх знищення.
Так, положеннями статті 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП) передбачена адміністративна відповідальність за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи:
"Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану —тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян".
Порушення строків зберігання бухгалтерських документів контролери можуть «підвести» під склад правопорушення, передбачений у статті 164-2 КпАП, а саме: ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку, що тягне за собою адміністративну відповідальність — штраф від восьми до п’ятнадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Як передбачено абзацом 2 статті 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII, архівний документ — це документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об’єкт рухомого майна.
Водночас наслідком порушення вимог до зберігання документів може стати і втрата або знищення документів з податкового обліку за закупівельним договором. Контролюючі органи можуть кваліфікувати це як порушення встановленого законом порядку ведення податкового обліку (ст. 163-1 КпАП).
А за незабезпечення належного стану первинного обліку, наприклад, незбереження відповідних документів, на підставі яких його ведуть, відповідальність закріплена у статті 186-3 КпАП.
З огляду на зазначене, радимо виважено та з дотриманням чинного законодавства підходити до зберігання закупівельних документів.
