Відповідно до Закону «Про публічні закупівлі» тендерний комітет (ТК) серед іншого забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом.
Усі рішення ТК оформлюється протоколом із зазначенням дати прийняття рішення. Кожен протокол підписується всіма членами комітету, присутніми на його засіданні. У випадку, коли член ТК відмовляється підписувати документ про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови. Стануть у пригоді зразки протоколів тендерного комітету.
Звертаємо увагу, що Закон про публічні закупівлі не містить вимоги вести журнал реєстрації протоколів тендерного комітету. Установа має організовувати діловодство спираючись на власну затверджену інструкцію з діловодства.
На нашу думку, доцільно вести журнал реєстрації протоколів ТК у довільній формі. При цьому зважте:
загальні засади документування та особливості ведення діловодства визначаються Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабміну«Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 р. N 55 (далі — Типова інструкція).
Пункт 110 Типової інструкції регламентує:
- номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання;
- нумерація протоколів ведеться:
- в межах календарного року;
- окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
Отже, якщо ви прийняли рішення вести журнал реєстрації протоколів тендерного комітету 2021, пам’ятайте про необхідність меж календарного року. На початку року створюйте новий реєстр протоколів рішень ТК. Якщо не знаєте, як краще скласти журнал, скористайтесь нашим зразком.
Зразок журналу реєстрації протоколів тендерного комітету
Номер протоколу | Дата протоколу | Порядок денний | Особа, відповідальна за оформлення протоколу | Примітки |
