Коли уповноважена особа обов’язково складає протоколи за Особливостями
Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою (ч. 10 ст. 11 Закону № 922). Особливих вимог до формування таких протоколів Закон № 922 не встановлює. Є лише нагадування, що уповноважена особа має:
-
зазначити дату ухвалення рішення;
-
підписати такий протокол.
Отже, уповноважена особа оформлює протоколом всі свої рішення із зазначенням дати та переліком питань з посиланнями на положення Закону № 922 з урахуванням Особливостей, що регулюють ці питання.
Протоколів у роботі УО з урахуванням Особливостей у період воєнного стану справді багато.
Зразки протоколів за Особливостями, які обов'язково складає УО під час проведення відкритих торгів
Чи обов’язково УО вести журнал реєстрації протоколів
Закон № 922 не вимагає вести журнал або реєстр протоколів уповноваженої особи. Кожна установа організовує діловодство на підставі власної затвердженої інструкції з діловодства.
Також, загальні засади документування та особливості ведення діловодства визначаєТипова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55 (далі — Типова інструкція). Зокрема, пункт 110 Типової інструкції передбачає, що номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться:
-
у межах календарного року;
-
окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.
Тож радимо уповноваженій особі вести нумерацію протоколів ухвалених рішень за допомогою окремого документа у довільній формі, тим паче, що протоколів у воєнний час досить багато. Спеціальний журнал реєстрації протоколів уповноваженої особи 2023 не передбачений, і придбати його у паперовій формі не зможете. Зручно вести журнал протоколів у електронному форматі. Тож зберігайте собі зразок і користуйтеся!
Зразок журналу реєстрації протоколів уповноваженої особи
