Гарантійний лист про оплату допоможе підтвердити оплату за надані послуги, поставлені товари чи виконані роботи. Скачайте зразок гарантійного листа про оплату та дізнайтеся, як оформити його з урахуванням вимог бюджетного законодавства
Отже, гарантійний лист про оплату — це лист, який містить в собі підтвердження виконання платежу (оплати) за поставлений товар, виконані роботи, надані послуги. Фактично, гарантійний лист є способом забезпечення виконання зобов’язання замовником.
Варто звернути увагу, що гарантійний лист не є тотожнім банківській гарантії. Це різні речі. Гарантійний лист про оплату підтверджує намір замовника виконати грошове зобов’язання, але не замінює фінансовий інструмент забезпечення з боку банку.
Платіж — виконання бюджетних, боргових, гарантійнихчи податкових зобов'язань, що виникли в поточному або попередніх бюджетних періодах (п. 41 ч. 1 ст. 2 БК).
А бюджетним зобов'язанням є будь-яке:
розміщення замовлення;
укладення договору;
придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій.
Бюджетні зобов’язання здійснюються протягом бюджетного періоду та відповідно до бюджетного асигнування, а платежі за ними проводять протягом цього ж періоду або у майбутньому (п. 7 ч. 1 ст. 2 БК).
Отже, уповноважена особа розуміючи, що замовник отримає кошти у часі пізніше на відповідну закупівлю, може сформувати гарантійний лист, з підтвердженням того, що обов’язково заплатить постачальнику у конкретний термін.
У справі № 902/655/23 (постанова ВС від 11.04.2024) замовник-боржник та постачальник уклали додаткову угоду на розірвання договору, в якій зазначили зобов`язання замовника:
сплатити борг;
надати гарантійний лист про оплату на ім`я постачальника (датою підписання додаткової угоди) разом із графіком погашення заборгованості, який є невід`ємною частиною до додаткової угоди.
Отже, у гарантійному листі про оплату може йтися, як про одночасну оплату боргу, так і його розстрочення.
У разі надання гарантійного листа про оплату за бюджетний кошт, замовники мають врахувати, що платежі здійснюють тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами (ч. 1 ст. 48 БК).
Олена Степанова директор ТОВ «СІ БІЗНЕС КОНСАЛТИНГ», консультант з питань публічних/державних закупівель, Одеса
Авторизаційний лист може допомогти замовнику отримати додаткові гарантії або ж підтвердити наявність партнерських відносин учасник та виробника, а може стати причиною дискримінації учасника. Проконсультуємо, які вимоги встановити до авторизаціного листа та чи надавати час на усунення невідповідностей.
Зразок гарантійного листа про оплату допоможе замовнику правильно оформити звернення до постачальника із зазначенням договору, суми заборгованості та строку її погашення.
Гарантійний лист про оплату належить до службових листів. Щоб скласти гарантійний лист на оплату керуйтеся пп. 123–130 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, що затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі — Інструкція № 55). Важливо звернути увагу на назву Типової інструкції, адже Постановою було затверджено ще одну. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...» «роз’яснюємо, що...», або від третьої особи однини — «міністерство інформує...», «управління вважає за доцільне».
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини — «прошу...», «пропоную...».
Інструкцією встановлено як обов’язкові, реквізити так і дозвіл на застосування інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
Зразок гарантійного листа на оплату варто перевірити за реквізитами установи, даними постачальника та документами, які підтверджують поставку товарів, виконання робіт чи надання послуг.
Тож, враховуючи приписи пункту 125 Інструкції № 55, гарантійний лист має такі реквізити:
Реквізит
Яку інформацію зазначати
реквізити замовника
назва замовника, його поштова адреса, код ЄДРПОУ, телефони, адреса електронної пошти
дата документа
дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства (п. 126 Інструкції № 55)
реєстраційний індекс
номер, який присвоює службою діловодства
адресат
назва постачальника, його поштова адреса, код ЄДРПОУ, за наявності інформації: телефони, адреса електронної пошти
заголовок до тексту
ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ
текст листа
посилання на номер та дату договору, видаткову накладну (акти виконаних робіт, або акти приймання-передачі послуг). Текст (основний реквізит службового листа) викладається від першої особи множини: «Оплату гарантуємо…» і вказується термін оплати. Зазвичай: «до відповідного числа відповідного місяця та року»
підпис
підпис особи, яка уповноважена підписувати гарантійні листи від імені замовника, відповідно до інструкції з діловодства установи
печатка
гарантійні листи засвідчуються гербовою печаткою (пп. 129 Інструкції № 55)
Зверніть увагу, що пункт 129 Інструкції № 55 зазначає, що гарантійні листи, єдині із службових, засвідчуються печаткою.
Зразок гарантійного листа на оплату послуг можна адаптувати під конкретний договір, якщо потрібно підтвердити строк оплати за вже надані послуги або погодити графік погашення заборгованості.
Скачайте універсальний зразок гарантійного листа на оплату послуг/товарів/робіт.
