Гарантійний лист про оплату
Коли надавати гарантійний лист про оплату
Отже, гарантійний лист про оплату — це лист, який містить в собі підтвердження виконання платежу (оплати) за поставлений товар, виконані роботи, надані послуги. Фактично, гарантійний лист є способом забезпечення виконання зобов’язання замовником.
Варто звернути увагу, що гарантійний лист не є тотожнім банківській гарантії. Це різні речі.
Платіж — виконання бюджетних, боргових, гарантійних чи податкових зобов'язань, що виникли в поточному або попередніх бюджетних періодах (п. 41 ч. 1 ст. 2 БК).
А бюджетним зобов'язанням є будь-яке:
- розміщення замовлення;
- укладення договору;
- придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій.
Закупівля комунальних послуг на 2025-2026 рік
Бюджетні зобов’язання здійснюються протягом бюджетного періоду та відповідно до бюджетного асигнування, а платежі за ними проводять протягом цього ж періоду або у майбутньому (п. 7 ч. 1 ст. 2 БК).
Отже, уповноважена особа розуміючи, що замовник отримає кошти у часі пізніше на відповідну закупівлю, може сформувати гарантійний лист, з підтвердженням того, що обов’язково заплатить постачальнику у конкретний термін.
У справі № 902/655/23 (постанова ВС від 11.04.2024) замовник-боржник та постачальник уклали додаткову угоду на розірвання договору, в якій зазначили зобов`язання замовника:
- сплатити борг;
- надати гарантійний лист про оплату на ім`я постачальника (датою підписання додаткової угоди) разом із графіком погашення заборгованості, який є невід`ємною частиною до додаткової угоди.
Отже, у гарантійному листі про оплату може йтися, як про одночасну оплату боргу, так і його розстрочення.
У разі надання гарантійного листа про оплату за бюджетний кошт, замовники мають врахувати, що платежі здійснюють тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами (ч. 1 ст. 48 БК).

Гарантійний лист на оплату: зразок написання
Гарантійний лист про оплату належить до службових листів. Щоб скласти гарантійний лист на оплату керуйтеся пп. 123–130 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, що затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі — Інструкція № 55). Важливо звернути увагу на назву Типової інструкції, адже Постановою було затверджено ще одну. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...» «роз’яснюємо, що...», або від третьої особи однини — «міністерство інформує...», «управління вважає за доцільне».
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини — «прошу...», «пропоную...».
Інструкцією встановлено як обов’язкові, реквізити так і дозвіл на застосування інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
Тож, враховуючи приписи пункту 125 Інструкції № 55, гарантійний лист має такі реквізити:
Реквізит | Яку інформацію зазначати |
реквізити замовника | назва замовника, його поштова адреса, код ЄДРПОУ, телефони, адреса електронної пошти |
дата документа | дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства (п. 126 Інструкції № 55) |
реєстраційний індекс | номер, який присвоює службою діловодства |
адресат | назва постачальника, його поштова адреса, код ЄДРПОУ, за наявності інформації: телефони, адреса електронної пошти |
заголовок до тексту | ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ |
текст листа | посилання на номер та дату договору, видаткову накладну (акти виконаних робіт, або акти приймання-передачі послуг). Текст (основний реквізит службового листа) викладається від першої особи множини: «Оплату гарантуємо…» і вказується термін оплати. Зазвичай: «до відповідного числа відповідного місяця та року» |
підпис | підпис особи, яка уповноважена підписувати гарантійні листи від імені замовника, відповідно до інструкції з діловодства установи |
печатка | гарантійні листи засвідчуються гербовою печаткою (пп. 129 Інструкції № 55) |
Зверніть увагу, що пункт 129 Інструкції № 55 зазначає, що гарантійні листи, єдині із службових, засвідчуються печаткою.
Скачайте універсальний зразок гарантійного листа на оплату послуг/товарів/робіт.