Як скласти акт про вилучення для знищення документів
Загальний порядок складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ визначає розділ ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Хто затверджує акт про вилучення для знищення документів
керівник установи
В якій кількості складається акт про знищення документів
у двох примірниках, як правило, на справи всієї установи. Перший примірник передається до відповідного державного архіву (архівного відділу), другий — залишається в установі
Які справи включати в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ
справи, строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт*
Коли установа має право знищити документи
після погодження (схвалення) керівником установи акту
Які є способи для знищення документів
шляхом передачі документів організаціям із заготівлі вторинної сировини **
шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом *** — якщо до акту про знищення документів, не внесених до НАФ включено:
100 справ; або
документи «Для службового користування».
*наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 01 січня 2018 року, з п’ятирічним строком зберігання — не раніше 01 січня 2020 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
** знищення проводять за накладними, у яких зазначають вагу макулатури, що передана для переробки. Потім в акті про вилучення документів для знищення потрібно вказати:
дату здачі документів;
вагу документів;
номер накладної.
*** в кінці акта про вилучення документів додатково роблять запис про знищення документів шляхом невідновлюваного подрібнення із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК установи.
Врахуйте також положення Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затверджений наказом Мін’юсту від 17 жовтня 2019 року № 3194/5.
Порядок № 3194/5 визначає правила для транспортування, евакуації документів в умовах особливого періоду. В такому разі акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, подається на погодження до відповідного державного архіву (архівного відділу) одночасно з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу).
Акт знищення бухгалтерських документів
У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку.
Довідка має містити інформацію про:
факт дотримання податкового, митного, іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю за результатами:
перевірки контролюючих органів; або
ревізії; або
державного фінансового аудиту
наявність або відсутність:
фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;
спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.
Цю довідку підписує керівник установи та скріплює печаткою (за наявності).
Акт на знищення документів — зразок
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ складається за формою, що наведена у Додатку 15 Правил № 1000/5. Скачайте готовий шаблон
