Що робити, якщо тендерна пропозиція не відповідає умовам тендерної документації

Як учасник дізнається, що його тендерна пропозиція не відповідає тендерній документації 

У період дії воєнного стану процедуру оцінки та розгляду тендерної пропозиції (далі – ТП) описує пункт 36 Особливостей. А пункт 39 Особливостей передбачає, що за результатами розгляду та оцінки тендерної пропозиції замовник визначає переможця процедури закупівлі та ухвалює рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до Закону № 922 з урахуванням Особливостей.

Тобто алгоритм такий:

Важливо! За приписами пункту 39 Особливостей строк розгляду найбільш економічно вигідної ТП не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня, коли електронна система закупівель (далі – ЕСЗ) визначила її найбільш економічно вигідною. Такий строк замовник може аргументовано продовжити до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в ЕСЗ протягом одного дня з дня ухвалення такого рішення.

Пункт 40 Особливостей передбачає, що у випадку, коли замовник під час розгляду ТП учасника процедури закупівлі виявив невідповідності в інформації та/або документах, які подав учасник у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою усунути такі невідповідності в ЕСЗ. 

Отже, якщо строк розгляду ТП становить 5 робочих днів, то учасника мають повідомити в ЕСЗ про необхідність усунути невідповідності ТП тендерній документації не пізніше 2 робочих днів. Наприклад, якщо найбільш економічно вигідну ТП визначено 10.01.2023 і строк розгляду не продовжено, то замовник повинен повідомити учасника про необхідність усунути невідповідності не пізніше 13.01.2023.

Тендерна документація: як установити вимоги за Особливостями

За таких обставин замовник розміщує повідомлення з вимогою усунути невідповідності в інформації та/або документах:

• що подав учасник процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції 

та/або 

• подання яких вимагається тендерною документацією,  у т. ч. відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією.

Повідомлення не розміщується у випадках відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагав замовник, та/або інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонує учасник процедури у своїй тендерній пропозиції. 

Невідповідністю в інформації та/або документах, які надає учасник процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не спричиняє зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо. Зверніть увагу, що повідомлення з вимогою усунути невідповідності відповідно до Закону № 922 повинно містити таку інформацію:

• перелік виявлених невідповідностей;

• посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності;

• перелік інформації та/або документів, які повинен подати учасник, щоб усунути виявлені невідповідності.

Особливості такої вимоги не містять, як і будь-якої іншої щодо інформації в повідомленні, тому замовник може орієнтуватися на цю вимогу. 

Проте замовник не може обмежитися загальними фразами на кшталт: «ТП не відповідає вимогам тендерної документації, тому учаснику потрібно надати документи, що відповідають тендерній документації». Замовник має чітко та детально описати, в чому полягає невідповідність, яким саме пунктам тендерної документації не відповідає ТП та обов’язково чітко і недвозначно перелічити, яких саме документів чи інформації не вистачає в ТП. Якщо замовник цього не зробить, в учасника виникнуть підстави, щоб оскаржити рішення замовника до АМКУ.

Коли за вимогами Особливостей відхиляти пропозицію учасника

Також зауважте, що замовник не може розміщувати щодо одного й того ж учасника процедури закупівлі більш ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, які учасник подав у ТП, крім випадків, пов’язаних з виконанням рішення органу оскарження (рішення АМКУ).

Моніторинг прямих договорів: дороговказ від Держаудитслужби

Чи має учасник право внести виправлення 

Відповідно до приписів частини 9 статті 26 Закону № 922 з урахуванням Особливостей учасник має право виправити невідповідності в інформації та/або документах у складі ТП, які замовник виявив після розкриття ТП.

Таке виправлення здійснюється шляхом завантаження через ЕСЗ уточнених або нових документів в ЕСЗ протягом 24 годин з моменту, коли замовник розмістив в ЕСЗ повідомлення з вимогою усунути такі невідповідності.

Коли давати учаснику 24 години на виправлення помилок

Такий строк, фактично, є присічним. Тож, якщо учасник не відстежує зміни в ЕСЗ щодо закупівлі, у якій бере участь, він може проґавити строк для усунення невідповідностей та «програти» закупівлю.

Які подальші дії учасника, ТП якого визнали такою, що не відповідає умовам ТД

За частиною 9 статті 26 Закону № 922 з урахуванням Особливостей, замовник розглядає подані ТП з урахуванням виправлення або невиправлення учасниками виявлених невідповідностей.

Отже, якщо учасник виправив вчасно невідповідності, то він має всі підстави вважати себе переможцем.

Утім, у закупівлях все ще присутній певний суб’єктивізм у тому, як замовники трактують підстави для відхилення.

За приписами абзацу 4 підпункту 1 пункту 41 Особливостей замовник відхиляє ТП із зазначенням аргументації в ЕСЗ (тобто, відхилення має бути чітко та конкретно аргументованим) у разі, якщо, серед іншого, учасник:

• не виправив невідповідності в інформації та/або документах у складі своєї ТП, які замовник виявив після розкриття ТП  

та/або 

• змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених невідповідностей протягом 24 годин з моменту, коли замовник розмістив в ЕСЗ повідомлення з вимогою усунути такі невідповідності.

У цьому випадку суб’єктивізм може проявитися у тому, що замовник занадто формально підійшов до справи або помилково визнав, що виправлена ТП все ще не відповідає тендерній документації. 

Водночас пункт 44 Особливостей передбачає, що замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в ЕСЗ тоді, коли ТП учасника:

• не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації;

• викладена іншою мовою (мовами), аніж мова (мови), що вимагається тендерною документацією;

• є такою, строк дії якої закінчився.

Тож, якщо учасник виправив невідповідності, а замовник все одно вважає, що його ТП не відповідає вимогам тендерної документації, такий учасник може оскаржити рішення замовника до АМКУ в порядку, який передбачає Закон № 922 з урахуванням Особливостей.

Зверніть увагу, що за приписами Порядку оскарження відкритих торгів в Особливостях, скарги щодо ухвалених рішень, дій чи бездіяльності замовника, які відбулися після оцінки ТП учасників, подаються протягом 5 днів з дня, коли учасник дізнався або повинен був дізнатися про порушення своїх прав унаслідок рішення, дії чи бездіяльності замовника, але до дня укладення договору про закупівлю.

Отже, законодавець урахував, що під час процедур закупівель навіть найбажанішу ТП можуть скласти з помилками через людський фактор. Тому в учасників є право виправити помилки чи оскаржити рішення замовника, які на думку учасника є помилковими, до АМКУ.