Часто замовники не можуть дозволити собі перебої в закупівлі ТМЦ/роботах/послугах. Тож про продовження строку дії договору після його закінчення слід подбати завчасно. Ключові особливості продовження строку дії договору про закупівлю дізнайтеся у статті
Чи можна застосувати частину 3 статті 631 ЦК додатковою угодою до укладеного договору
Продовження терміну дії договору: правове підґрунтя
Частина 1 статті 41 Закону № 922 передбачає, що договір про закупівлю укладається відповідно до норм ЦК та ГК, з урахуванням особливостей, визначених цим Законом.
Водночас законодавець надає замовникам можливість безперервно отримувати певні ТМЦ на період, коли нові договори ще не укладені. Цю опцію передбачає частина 6 статті 41 Закону № 922, яка вказує, що дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20% суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку.
Тобто потрібно дотримуватися таких вимог Закону № 922:
-
сума договору не може перевищувати 20% від суми початкового договору;
-
видатки на виконання договору повинні бути затвердженими належним чином;
-
закупівля стосується предмету, який постійно потрібен та який вказаний у первинному договорі (найпоширеніші випадки: канцтовари, послуги з харчування (для садочків, шкіл лікарень), пальне тощо).
Зверніть увагу: коли продовжуєте договір, потрібно прорахувати строк його дії. У цьому випадку обов’язково врахуйте, що учасники можуть звернутися зі скаргою до АМКУ, що може затягнути процес укладання нового договору.
Чи завжди обставини непереборної сили стають на заваді виконанню договору? Як підтвердити їх вплив? Як заздалегідь упорядкувати дії сторін договору в таких ситуаціях? На які норми та висновки спиратися, щоб вирішити спір?
Продовження тендерного договору на наступний рік: хто і коли має подбати
Насамперед у пролонгації договору зацікавлені працівники замовника, які потребують певних ТМЦ. Наприклад, працівники замовника, які формують документи (договори, звіти тощо) зацікавлені у безперервному постачанні канцелярських товарів. Швидкі лікарень потребують пального, а дитячі садочки — безперебійного постачання продуктів (або послуг з організації харчування).
Тобто працівники, що потребують канцтоварів, водії швидких, кухарі чи вихователі у садочках зацікавлені у безперебійному постачанні вказаних ТМЦ/послуг. Тому доцільно, щоб саме такі працівники замовника, тобто ініціатори закупівлі, інформували керівництво та/або уповноважених осіб про певні потреби на початок наступного року, наприклад, за допомогою доповідних записок. Це бажано зробити за місяць чи хоча б за два тижні до закінчення поточного року.
І тоді замовник може проінформувати постачальника про необхідність продовжити дію договору.
Увага, важливий нюанс! Замовник не може змусити постачальника продовжити дію договору. Тож багато залежить від того, чи замовник вчасно виконував свої зобов’язання та від переговорних вмінь керівника. Утім, предмет закупівлі також є важливим. Наразі, постачальники продуктів харчування більш схильні до поступок, ніж постачальники, скажімо, пального.
Алгоритм продовження строку дії договору про закупівлю
1. Перше, що потрібно зробити, — це визначити потребу в продовженні закупівлі на початок нового календарного року та сформувати відповідні внутрішні документи. Зокрема, доповідну записку, розпорядчий документ керівника тощо.
2. Далі необхідно провести перемовини із постачальником.
3. Оскільки продовження договору про закупівлю зазвичай сторони оформлюють додатковою угодою, тобто додатком до такого договору, то оприлюднювати інформацію про продовження дії договору потрібно протягом трьох робочих днів з дня його укладення (п. 10, п. 11 ч. 1 ст. 10 Закону № 922). А це означає, що додаткову угоду потрібно укладати не пізніше, ніж за чотири робочих дні до нового календарного року. Так, у 2023 році останнім днем, з дати якого вираховується три робочі дні, буде 29 грудня.
4. Наступний крок — за підпунктом 2.2 Наказу Мінфіну від 02.03.2012 № 309, замовникам потрібно подати до відповідного органу Казначейства протягом 7 робочих днів таку додаткову угоду (з метою підтвердження необхідності сплати таких видатків). Для «перестраховки» доцільно додати й інші обґрунтування для придбання таких ТМЦ послуг (наприклад, доповідну записку працівника, який не є УО).
6. Оскільки, фактично, договір про закупівлю продовжений, то звіт про його виконання потрібно оприлюднювати протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору або закінчення строку дії договору, за умови його виконання сторонами, або його розірвання (п. 12 ч. 1 ст. 10 Закону № 922).
Виявили невідповідність у проєкті договору переможця? Два варіанти дій
Продовження терміну дії договору на період воєнного стану
За пунктами 11, 17 Постанови № 1178 у випадку придбання ТМЦ/роботи/послуг у межах певних сум на період воєнного стану автоматична пролонгація договору є можливою:
-
для ТМЦ та послуг (крім послуг з поточного ремонту) — до 100 тис. грн;
-
для послуг з поточного ремонту — до 200 тис. грн,
-
для робіт — 1,5 млн грн.
У разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою ніж 50 тис. грн (тобто, включно з 49999,99 грн), без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.
Зверніть увагу, що за приписами пункту 15 Постанови № 1178, якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями.
Тобто, у випадку появи у замовника нової, не передбаченої потреби, вид закупівлі потрібно обрати на підставі виключно очікуваної вартості, без урахування закупівель за тим же кодом, що проводилися раніше. За таких обставин, на період воєнного стану потреба в пролонгації договору фактично відпадає.
Отже, для забезпечення безперервного постачання на початку нового календарного року певних ТМЦ/робіт/послуг замовник може підписати додаткову угоду. Утім, підписуючи її, замовникам слід переконатися у тому, що їхні дії відповідають приписам чинного законодавства.
