Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — вид електронного підпису, що дає змогу підтвердити цілісність набору електронних даних та ідентифікувати підписувача.
ЕЦП потрібен замовнику, щоб оприлюднювати інформацію про закупівлю. Адже після того, як до форми документів у сфері публічних закупівель внесена вся обов’язкова інформація, на неї має бути накладений ЕЦП (абз. 2 п. 2 наказу Мінекономрозвитку «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» від 22.03.2016 № 490).
Хто накладає на документи ЕЦП? Звісно, той, хто відповідає за оприлюднення інформації про закупівлю.
Увесь тендерний комітет чи конкретна особа
Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон № 922) покладає обов’язок оприлюднювати інформацію на тендерний комітет (далі — ТК) або уповноважену особу (абз. 6-7 ч. 3 ст. 11 Закону № 922).
ТК або уповноважена особа:
- ...забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом;
- забезпечує оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до Закону".
Як бачимо, інформацію до електронної системи закупівель вносить ТК. Інших подробиць
Закон № 922 не містить.
Хто саме із членів ТК має це робити — голова, його заступник, секретар — конкретизує Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), затверджене наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 № 557 (далі — Примірне положення).
Саме ним керуються замовники, коли розробляють власне Положення про тендерний комітет або уповноважену особу. А отже — врахують у ньому пункт 2.12 Примірного положення, що визначає обов’язки секретаря ТК.
Секретар комітету забезпечує:
- ведення та оформлення протоколів засідань комітету <...></...>
- зберігання документів щодо здійснення публічних закупівель;
- дотримання вимог законодавства з питань діловодства під час роботи з документами;
- розміщення інформації про публічні закупівлі на веб-порталі Уповноваженого органу через авторизовані електронні майданчики».
Хто ж, якщо секретар у відпустці
Секретаря з числа членів комітету призначає голова ТК. Якщо секретар відсутній — його обов’язки виконує інший член ТК, визначений головою (п. 2.4 Примірного положення).
Рішення голови ТК про призначення секретаря комітету, визначення функцій кожного члена комітету та вирішення інших питань заносять до протоколу засідання ТК
(абз. 4 п. 2.4 Примірного положення).
Тож на час відпустки секретаря, його тривалої хвороби чи відрядження голова ТК визначає особу, яка виконуватиме його функції. Обирають таку особу обов’язково з числа членів комітету. Таке рішення голови ТК також затверджують протоколом засідання комітету.
Накладений ЕЦП
завершує створення електронного документа
Оскільки оприлюднення інформації — обов’язок секретаря, він і повинен мати ЕЦП. Проте голова ТК має врахувати, що допоки секретаря не буде на робочому місці, його функції виконуватиме інший член комітету, якому потрібен також ЕЦП. Тобто осіб, які мають ЕЦП і можуть накладати підпис на електронні документи в системі, у замовника має бути щонайменше дві. Тоді їхня відсутність не позначиться на перебігу закупівель.
Для цього у Положенні про тендерний комітет замовника передбачають можливість іншої особи оприлюднювати інформацію про закупівлі та виконувати інші обов’язки секретаря ТК, допоки той перебуватиме у відпустці, відрядженні чи на лікарняному.
Чому ЕЦП накладають одразу
ЕЦП є одним з головних реквізитів електронного документа. Його накладають за допомогою особистого ключа та перевіряють за допомогою відкритого ключа (ст. 1 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV).
Особа, яка працює з ЕЦП, має бути відповідальною, обізнаною з правилами накладення підпису. До того ж іноді виникають технічні збої в роботі електронної системи та АЦСК, через які не завжди одразу вдається накласти підпис.
Відповідальність за повноту
та достовірність інформації, оприлюдненої на ProZorro, несуть голова та секретар ТК
Тож окремі замовники воліли б дочекатися секретаря з відпустки, а не навчати іншу особу працювати в електронній системі і накладати ЕЦП. Утім, вони не праві. Адже оприлюднюють в електронній системі інформацію — за суворими законодавчими правилами.
Перебіг строку для подання тендерних пропозицій розпочинається лише після накладення ЕЦП на оприлюднену інформацію.
А якщо порядок оприлюднення оголошення про проведення процедури закупівлі, повідомлення про намір укласти договір, передбаченого Законом № 922, порушений, замовник мусить відмінити торги (абз. 4 ч. 1 ст. 31 Закону № 922).
Чи вносити зміни в кабінеті замовника
Інформація в кабінеті замовника про контактну особу є довідковою. Вона не зобов’язує виключно цю особу вносити інформацію до електронної системи закупівель за власним ЕЦП.
Якщо функції вносити інформацію про закупівлю покладені на іншого члена ТК, реєструвати його в кабінеті замовника не обов’язково. Як і вносити до кабінету інформацію про його ЕЦП.
Хоча замовнику ніхто не забороняє це зробити за власним бажанням.
ВИСНОВОК
Якщо секретар ТК йде у відпустку, розміщувати інформацію про закупівлі замовника в електронній системі закупівель буде інший член ТК. Його призначає відповідальним за оприлюднення голова ТК, а рішення про це заносять до протоколу засідання ТК. Реєструвати ж інформацію про нову особу в кабінеті замовника необов’язково.
