Що ми знаємо про програмне забезпечення (далі — ПЗ), аби розпочинати його закупівлю? Без розуміння загальних аспектів тут не обійтися. Тож про все — по черзі. Адже разом предмет закупівлі визначати легше.
Як визначати предмет закупівлі для програмного забезпечення
Як закуповувати системи електронного документообігу
Два в одному
Кожен електронний пристрій — тандем апаратної та програмної складових («залізо» «софт»). Мову взаємодії з пристроєм, що дає змогу пояснити, яку операцію ми хочемо виконати, і вважають ПЗ. Апаратна складова — дуже важлива. Але, як тіло без душі, так і «залізо» без ПЗ не має сенсу.
Практично всі електронні пристрої, що нас оточують, побудовані за таким принципом. Принтер, мобільний телефон, кавоварка і навіть звичайний калькулятор мають ПЗ, вбудоване або «вшите» у пристрій. За допомогою ПЗ звичайний ПК можна перетворити у робоче місце вченого або винахідника, дизайнера чи відеорежисера.
Для кожного окремого випадку потрібне своє ПЗ. Воно має певне призначення, функціонал і рівень складності.
Типи ПЗ: знати, аби не помилитися
Спочатку виокремимо основні типи ПЗ й опишемо їх.
Зробити це не так легко, як здається на перший погляд. Сьогодення вирізняється надзвичайно стрімким розвитком ІТ-сфери, навіть ІТ-фахівці не встигають моніторити всі зміни та новинки. Та ми спробуємо.
Усе ПЗ поділяють на три основних типи:
готове — його можна купити та одразу встановити на пристрій;
розроблене на замовлення — його створюють для особистих потреб;
Використовують ще й поділ ПЗ за призначенням — системне, прикладне та інструментальне.
Системне
Системне (базове) ПЗ потрібне, щоб управляти роботою комп’ютера. Завдяки йому відбувається взаємодія програм з апаратними ресурсами, а також користувача — з комп’ютером.
Що належить до такого ПЗ?
По-перше, операційні системи. Їх можуть використовувати або для індивідуальних потреб користувача (Windows, Linux, MS-DOC тощо), або для роботи сервера (Windows Server тощо).
По-друге, драйвери (від англ. to drive — їхати, вести машину). Вони допомагають операційній системі керувати роботою зовнішніх пристроїв. Тобто переводять наші команди на мову, зрозумілу цим пристроям.
По-третє, утиліти — сервісні програми, що також допомагають роботі операційних систем та підвищують ефективність роботи комп’ютера. З-поміж головних завдань:
контроль помилок і пошкоджень файлової системи, поверхні та структури дисків;
робота з розділами жорсткого диску;
функції архіватора, як-от створення архівних копій, стиснення інформації;
захист від вірусів.
Прикладне
Прикладне ПЗ допомагає користувачу вирішувати конкретні практичні завдання. Яким воно буває — покажемо у Таблиці.
Вид ПЗ
Назва ПЗ (найбільш відомі)
Текстові редактори
MS Office Word
Опрацювання таблиць
МS Office Excel
Створення презентацій
MS Office PowerPoint
Керування базами даних
MS Office Access
Графічні редактори
Adobe Photoshop, Paint
Електронні словники та перекладачі
Lingvo-Online, Pragma
Браузери
Google Chrome, Mozilla Firefox
Це так звані системи загального призначення.
Існують також системи спеціального призначення. Вони передбачають наявність у користувача спеціальних знань та навичок у певній сфері. До таких систем належать, наприклад, cистеми автоматизованого проектування (САПР) чи проведення бухгалтерських розрахунків (1С‑Бухгалтерія), програми для комп’ютерної 3D-графіки.
Інструментальне ПЗ містить різні мови програмування. Його використовують, аби створити нове чи удосконалити наявне ПЗ.
Найбільшим попитом користуються операційні системи. Адже без них пристрій не працюватиме. Так, кожному закупівельнику відомо, що разом з комп’ютером потрібно придбати базову операційну систему — наприклад Microsoft Windows. А щоб зручно виконувати робочі завдання, доведеться прикупити ще й прикладне ПЗ — наприклад Microsoft Office.
Загальне розуміння того, яким буває ПЗ, ми сформували. Час переходити до закупівельних питань. Але вже на першому кроці — не забуваймо про обмеження. Без їх знання не можуть закуповувати ті, хто працює з бюджетними коштами.
У контексті цього документа персональний комп’ютер — комплект, що складається із системного блоку, монітору, клавіатури, маніпулятора «миша» та операційної системи. Наразі він має коштувати не більше 23 тис. грн. Це обмеження не залежить від того, як плануєте придбавати ПЗ — у комплекті з персональним комп’ютером чи за окремою процедурою.
Постанова № 332 визначає також граничну суму витрат на придбання ноутбука, у складі якого немає операційної системи. Вона становить 27 тис. грн.
Предметно про предмет
Що варто знати про ПЗ як предмет закупівлі? — Три важливих правила.
Третє. Право власності на ПЗ може залишатися за розробником або перейти до замовника.
Розберемо детальніше.
Разом чи окремо
Програмне забезпечення можна закуповувати як частину комплекту (складову) персонального комп’ютера. У цьому випадку предмет закупівлі — комп’ютер.
Коли ж закуповувати окремо — предметом закупівлі буде ПЗ. У такому випадку починають діяти всі нормативи та правила, що стосуються ПЗ.
Наприклад, Податковий кодекс України (п. 26-1 підрозд. 2 розд. ХХ «Перехідні положення») зазначає, що операції з постачання програмної продукції, плата за які не вважається роялті за абзацами другим — сьомим підпункту 14.1.225 цього Кодексу, звільнені від оподаткування ПДВ з 1 січня 2013 року до 1 січня 2023 року.
Важливо, що ця норма не зазначає способу постачання (товар чи послуга). Вона лише акцентує увагу на тому, що звільнення від оподаткування ПДВ стосується операцій із постачання програмної продукції.
Товар чи послуга
Цей вибір залишається за замовником. Але варті уваги окремі моменти.
Справді, видатки на придбання програмного забезпечення належать до коду економічної класифікації видатків 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (пп. 12 пп. 2.2.4 п. 2.2 Інструкції № 333). Однак далі у поясненні читаємо, що це стосується ПЗ, на яке майнові права не передаються користувачу, а залишаються у розробника. Замовнику надається лише право користування без права передачі самого ПЗ та/або повноважень на його користування третім особам.
Пояснення стосовно придбання ПЗ також зустрічаємо у підпункті 3.1.6 пункту 3.1 Інструкції № 333. Тут йдеться про активи, які не мають фізичної та/або матеріальної форми (нематеріальні активи). До них і зараховують ПЗ, яке придбавають з передачею виключних прав на володіння, користування і розпорядження замовнику. Таке можливо, наприклад, коли ПЗ створюють для особистих потреб замовника.
Курс — на електронний документообіг
Про системи електронного документообігу (далі — СЕД) варто поговорити окремо. Адже вони є окремим типом ПЗ.
СЕД — організаційно-технічний комплекс або система, що забезпечує роботу електронного документообігу.
Електронний документообіг — сукупність процесів, які забезпечують життєвий цикл електронних документів. Тобто наразі всі ті дії, які раніше відбувалися з паперовими документами, переходять в електронний формат.
Складові
Доволі часто під СЕД розуміють безпосередньо ПЗ. Утім для роботи такого ПЗ необхідний певний набір обладнання та програмних продуктів. А саме:
базове ПЗ або СЕД;
система управління базами даних (СУБД);
сервер для зберігання та обробки даних та відповідне серверне ПЗ;
робочі місця користувачів системи (персональний комп’ютер з ліцензійним ПЗ (наприклад, Microsoft Windows, Microsoft Office);
периферійні пристрої для сканування документів або інші допоміжні пристрої — за потреби.
Закупівлі
Як тоді бути із закупівлями? Логічно кожну з цих складових закуповувати як окремий предмет закупівлі. І що важливо — до або на момент придбання СЕД.
Усі технічні характеристики перелічених складових не забудьте вказати у тендерній документації на СЕД.
Переваги і недоліки упровадження СЕД
Переваги
Недоліки
1. Зручне управління процесами. Створення єдиного інформаційного простору в центральних органах виконавчої влади. 2. Швидка і комфортна робота.Наприклад, доставка документів за лічені хвилини, уникнення непорозумінь з їх реєстрацією та опрацюванням (фіксація усіх дій, пов’язаних з документом). 3. Економія коштів. Не потрібно закуповувати великі обсяги офісного паперу, картриджи, створювати архів 4. Мобільність. Можливість працювати в системі для працівників, що перебувають поза офісом (мобільний телефон, планшет)
1. Потреба у додаткових витратах. Упровадження такої системи є досить дороговартісним та тривалим. 2. Потреба у фахівцях. Для обслуговування системи потрібні працівники з відповідними знаннями (адміністратори системи). 3. Постійна підтримка і вдосконалення. Використання СЕД потребує щорічної технічної підтримки, оновлень відповідно до змін законодавства — це додаткові витрати. 4. Кошти на супровід. Супровід коштує приблизно 15% загальної вартості СЕД. Зазвичай такі витрати не враховуються при плануванні закупівель СЕД
Призначення
СЕД діють в організаціях як приватного (комерційного), так і державного сектору. Адже це зручно, швидко і сучасно.
Наразі такі системи активно запроваджують на державному рівні.
Далі — більше. Перспективи організації роботи органів державної влади та місцевого самоврядування чітко окреслює Концепція розвитку електронного урядування, затверджена розпорядженням КМУ від 20.09.2017 № 649-р. Вона передбачає до 2020 року:
модернізацію публічних послуг — 100 найбільш важливих онлайн-послуг для громадян та бізнесу;
модернізацію публічного управління — електронну взаємодію реєстрів;
управління розвитком е-урядування — упровадження міжнародного досвіду роботи з державними актами за принципом Digital by Default.
Як бачимо, очікування від упровадження СЕД великі. Тож вони повинні відповідати певним вимогам. Аби створити єдиний інформаційний простір у центральних органах виконавчої влади, СЕД має:
пройти тестування на повну відповідність із Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади версії 2.0;
отримати від ДП «Державний центр інформаційних ресурсів України» сертифікат про успішне тестування.
Перелік таких протестованих СЕД розміщений на сайті підприємства. У ньому можна побачити назви виробника та продукту з успішним результатом тестування.
Цим переліком має скористатися замовник, коли формує технічне завдання. Він заздалегідь перевіряє, чи будуть готові розробники СЕД, які є потенційними учасниками торгів, прийти з відповідною пропозицію на торги.
Теоретично розробники можуть доопрацювати свій продукт за потребами конкретного замовника. Але тоді, коли це справді адекватно. До того ж такі доопрацювання можуть бути дуже специфічними та незатребуваними іншими замовниками. Тому розробникам і нецікаво створювати продукт, що не користується попитом. Таке замовлення потребуватиме ще й додаткових коштів та часу.
І насамкінець
Упровадження СЕД можна пов’язати із прагненням України вступити до ЄС. Насправді ж зміни у сфері інформатизації почали планувати ще у далекому 1998 році, коли був прийнятий Закон України «Про Національну програму інформатизації». Нинішні ж реформи у державному секторі, який у сфері ІТ завжди пасе задніх, взагалі вселяють надію.
Безумовно, це позитивно позначиться не лише на державному врядуванні, а й на житті країни. Уявіть ситуацію, коли будь-яку довідку чи виписку з реєстру можна буде отримати за допомогою електронних засобів за лічені хвилини, без черг та зайвих нервів.
Принаймні є привід помріяти. Можливо, найближче майбутнє буде саме таким.
