На старті публічних закупівель здавалося, що головний принцип роботи ProZorro «усі бачать усе» допоможе замовникам розширити коло учасників процедур закупівель. Та на практиці виявилося інакше.
Є багато прикладів, коли тендер не відбувся через те, що на нього прийшло замало учасників. Буває, причина криється в особливостях ринку, на які не зважив замовник. А бува, що винні у всьому надмірні вимоги замовника.
Наведемо статистику. За період 01.01.2018-30.08.2018 замовники Київського регіону провели в системі 113 862 відкриті торги та допорогові закупівлі. Із них завершилися неуспішно 41 110, зокрема 32 001 через відсутність учасників.
Тож нині до списку завдань замовників додалося ще одне — зацікавити учасників узяти участь у торгах.
Як і де шукати потенційних учасників? Які вимоги висувати, щоб і закон не порушити, і учасника не відлякати? Що вимагати, аби отримати добросовісного постачальника і якісний товар? Відповіді на ці запитання лежать на поверхні.
Подивімося, що має зробити замовник.
Створити сприятливе середовище
Що це означає? Замовник має конкретний предмет закупівлі. Тож мусить спочатку дізнатися все про нього.
Проаналізуйте характеристики предмета закупівлі, передбачте всі нюанси, що можуть виникнути з його постачанням. Подумайте, чому учасники можуть проігнорувати закупівлю. Якщо знаєте такі причини, попрацюйте над тим, аби їх усунути.
Запросити потенційних учасників на торги
Навіщо? Кого і як запрошувати? Чи можна покликати одних і знехтувати решту?
Сформуйте максимально широку базу учасників, які могли б завітати на торги. Вам потрібні учасники, які зареєстровані, працюють у системі, розуміють особливості її роботи та можуть через неї подати пропозицію.
Навіщо
Яка ймовірність того, що ви відвідаєте захід, на який вас особисто не запрошували? Маленька. Адже ви не знаєте, чи справді там потрібні.
Щоб привабити учасників, персонально запросіть їх на торги. Допоможе в цьому звичайна розсилка. Далі зателефонуйте та запитайте, чи отримали лист, чи не потрапив він у спам. Попросіть дати відповідь.
Кого і як запрошувати
Закон нічого не говорить про те, скількох запросити учасників і як це зробити. Можливо, достатньо двох-трьох?
Краще запросіть кожного, про кого знайшли інформацію (вичерпний перелік постачальників можна витягнути з bi.prozorro.org). Так дотримаєте принципів закупівель і забезпечите добросовісну конкуренцію, прозорість та відкритість.
Щоб уникнути звинувачень, що інформували вибірково, розмістіть запрошення на торги на сайті та в соціальних мережах. Так воно буде доступне для всіх охочих. Ви підтвердите, що справді хотіли залучити якомога більше учасників. І жодних закидів про корупцію органи контролю не зроблять.
Незрозумілі вимоги до предмета закупівлі знищують бажання учасників приходити на торги
Не покладайтеся на розсилки від системи ProZorro. Зазвичай постачальники отримують купу повідомлень і далеко не всі встигають опрацювати. Та ще й повідомлення за кодом не кожному впаде в око. Ви ж запропонуєте їм поставити конкретний предмет закупівлі, покажете, що ваш тендер максимально відкритий і прозорий. І що учасників тут чекають.
Ці прості кроки допоможуть вам створити конкурентне середовище на торгах, а отже, знизити ціну та зекономити бюджетні кошти.
Прописати зрозумілі вимоги до предмета закупівлі
Що ж може бути незрозуміло? Найчастіше технічні вимоги до предмета закупівлі.
Чітко визначте, що саме вам треба. Пропишіть вимоги у технічній специфікації так, щоб учасники зрозуміли, що ви хочете купити та що можна вам запропонувати. Тільки так зможете їх зацікавити.
Але іноді чітких вимог не достатньо. Вони ще й мають бути адекватними. Перевірте, наскільки реально виконати ваші вимоги і чи вони не звужують ринок. Адже вузький ринок — це великий ризик недостатньої кількості або відсутності учасників на торгах.
Наведемо приклади недосконало прописаних технічних вимог до предмета закупівлі.
Приклад 1. Вимоги недостатньо детальні Замовник оголосив закупівлю паперу офісного. Але у технічних вимогах зазначив лише масу, формат, кількість аркушів у пачці. А як же білизна, яскравість, вологість тощо? Зате він прописав цілий перелік документів до учасників, способу оформлення таких документів й умови оплати. Навряд чи це посприяло появі серйозних постачальників із якісним товаром.
Буває й так, що вимоги прописані зрозуміло, але учасник не може їх виконати. Наприклад, якщо:
- вимоги замовника дуже звужують ринок;
- моделі, які відповідають цим вимогам, уже не виготовляють, їх знімають із виробництва або є незначні залишки на складах. Тобто фактично такого товару немає у вільному доступі;
- ідеться про специфічне виробництво, вимоги до якого треба довго вивчати, як-от у закупівлі СЕД.
Приклад 2. Вимоги прописані до дрібниць, аж до моделі та виробника Замовники у технічних вимогах часто зазначають модель і виробника товару. Якщо закупівля допорогова, замовник вільніший у своїх діях. Але за таки вимогами лише кілька пропозицій на ринку. Та й то від посередників, а не виробників. У надпорогах замовник має враховувати вимоги статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон № 922). І за такої конкретизації мусить виписати технічні вимоги до предмета закупівлі так, щоб можна було надати еквівалент.
Обгрунтувати, якщо занадто деталізували предмет закупівлі
Навіщо? Як відомо, конкуренцію забезпечує не кількість посередників, а кількість виробників.
Це підтверджує практика оскарження АМКУ. Із рішень за розглядом скарг випливає, що конкуренція серед учасників процедури закупівлі є тоді, коли технічним вимогам до предмета закупівлі відповідають товари хоча б двох виробників. Тобто коли конкуренція забезпечена між виробниками.
Технічна специфікація не повинна містити посилання на конкретну торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі якщо таке посилання є необхідним, воно повинно бути обгрунтованим, а специфікація повинна містити вираз «або еквівалент».
Тобто зазначати конкретну торговельну марку не можна. А якщо ви це робите, обов’язково обгрунтуйте. Поясніть, навіщо вам товар саме такого виробника, саме такої моделі. І не забудьте додати слова «або еквівалент».
Це обов’язкова формула: обгрунтування вираз «або еквівалент».
Учасники розуміють, що замовникам легше просто написати модель, виробника. І якщо вони захочуть — зможуть підібрати еквівалент. Хоча це й зменшить кількість тих, хто захоче прийти до вас на торги.
Оскільки поняття «еквівалент» не визначене, саме обгрунтування доведе, що ви не порушуєте законодавчих вимог.
Приклад 3. У технічній специфікації зазначений конкретний виробник Замовнику потрібно закупити техніку фірми Hewlett-Packard. Як йому це обгрунтувати?Не звичкою працювати із цим брендом, а внутрішніми стандартами, протоколами, функціональними вимогами. Наприклад, пояснити, що нинішня мережева інфраструктура потребує устаткування одного виробника, аби уникнути конфліктів.Учасники розуміють, що для озвучених замовником вимог підійде лише цей товар.Якщо ж попросити в учасників еквівалент і чітко прописати функціональні вимоги до техніки, вони зможуть запропонувати інший бренд, де цей функціонал краще реалізували. У результаті замовник отримає потрібний товар, але за менші гроші або ж із більшими можливостями. І це все завдяки конкуренції та правильному
обгрунтуванню.Але! Вміру деталізовані технічні вимоги формують не лише закупівельники, а й фахівці технічного відділу. Тому замовнику треба налагодити взаємодію між працівниками, ще коли вони планують та організовують закупівлю.
Правильно визначити очікувану вартість
Завищена очікувана вартість не гарантує зацікавленості учасників. Поясню чому.
Замовник має твердий намір провести закупівлю й хоче зацікавити учасників прийти на торги. Тому він завищує очікувану вартість. Думає, що це точно спрацює.
Та ні, учасників це навпаки може зупинити. Виникнуть запитання, чому очікувана вартість завищена? Яка причина? Може, замовник порахував неправильно? А може, він чекає на торгах свого постачальника? У підсумку — учасник вирішить, що тендер підозрілий, і не братиме в ньому участі.
Якщо ж очікувана вартість занижена, це взагалі унеможливить закупівлю. Або прийдуть учасники, які запропонують мінімальні якісні характеристики й економитимуть на всьому.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
«Здорові» вимоги до складових тендерної документації
Коли складаєте тендерну документацію, дайте відповідь на запитання:
- наскільки важлива така вимога;
- що вона дасть;
- який учасник за цією вимогою прийде.
Тоді не питатимете, хто й навіщо це написав, якщо учасники не прийдуть.
Учасник не захоче розглядати складну документацію, особливо коли ще й сума закупівлі невелика. Адже підготовка пропозиції за складною документацією забирає багато ресурсів та не гарантує перемоги в торгах.
