експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Сканкопія — звична вимога в закупівлях, але саме вона часто стає причиною відхилень. У статті розбираємося, що вважати сканкопією документа та чи є вона електронним документом у публічних закупівлях
Сканкопія — це цифровий образ (електронна версія) паперового документа, зображення чи іншого фізичного носія, створений за допомогою сканера або камери, який зберігається у файлі для перегляду та передачі в електронному форматі. Сканкопія може бути у різних форматах, наприклад, PDF, JPG тощо. Вона є результатом фіксування зображення документу. При цьому, сканкопія може бути роздрукована у паперовому варіанті.
Для закупівель сканкопія це зручний спосіб зберегти, передати або архівувати інформацію без втрати якості. Втім слід ураховувати, що сама по собі вона не є оригіналом документа, а лише його копією.
Сканкопія є візуальним відображенням оригіналу, проте вона не містить електронного підпису чи криптографічної захисту. Водночас, накладення на сканований документ електронного підпису можливо, але це скоріше буде завіряння сканованого документу, оскільки факт його підписання наявний у паперовій формі.
Відповідно до статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851) електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою його подання є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.
Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.
Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами.
Тож, сканкопія не є повноцінним електронним документом. Хоча вона може бути цифровим файлом, вона не має властивостей, притаманних електронним документам, таких як юридична сила або можливість підписання за допомогою електронного підпису. Сканкопія є лише візуальною репрезентацією оригіналу, без можливості гарантування її достовірності або неможливості змінювати зміст.
Допоможемо уникнути помилок в оприлюдненні інформації стосовно договорів про закупівлю з прозорого будівництва. Адже неправильне тлумачення вимог, які саме документи і дані публікувати, зокрема щодо ціни на матеріальні ресурси, і в якому форматі, не одного замовника привели аж у суд
Яка різниця між сканкопією та електронним документом
Електронний документ — це документ, що існує у цифровому вигляді і може бути створений, збережений, переданий та підписаний за допомогою спеціальних засобів (наприклад, електронного підпису або штампу). Він має юридичну силу та може бути використаний у процесах, які вимагають офіційного підтвердження.
Відповідно до статті 8 Закону № 851 юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Водночас, електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
1) свідоцтва про право на спадщину;
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3) в інших випадках, передбачених законом.
Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.
Сканована копія документа — це лише цифрове зображення фізичного документа, без інтегрованих механізмів для підтвердження автентичності чи недоторканності інформації. Вона не має такого рівня захисту чи підтвердження достовірності, як електронний документ з підписом.
Таким чином, електронний документ має юридичну силу і гарантує автентичність завдяки підпису, а сканкопія є лише візуальною репрезентацією оригіналу без таких механізмів.
