В Україні, питання міжнародних закупівель за грантові кошти регулюється рядом законодавчих актів та міжнародних угод, що забезпечують прозорість, ефективність і відповідність міжнародним стандартам у сфері публічних закупівель.
До них можна віднести:
Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон № 922) з урахуванням Особливостей № 1178;
Міжнародні зобов’язання в сфері закупівель: чим керуватись
Відповідно до вимог статті 6 Закону № 922 у разі, якщо міжнародним договором України, згоду на обов’язковість якого надано Верховною Радою України, передбачено інший порядок закупівлі, ніж визначений цим Законом, застосовуються положення міжнародного договору України, з урахуванням принципів, встановлених у частині першій статті 5 Закону № 922, у якій йдеться про принципи здійснення закупівель.
Особливості застосування міжнародних зобов’язань регулюються абз. 9 п. 3 Особливостей № 1178. Зокрема, цей пункт уточнює, що закупівля товарів (робіт, послуг) за кошти кредитів (позик, грантів), що надані відповідно до міжнародних договорів України:
Міжнародним банком реконструкції та розвитку,
Міжнародною фінансовою корпорацією,
Багатостороннім агентством з гарантування інвестицій,
Міжнародною асоціацією розвитку,
Європейським банком реконструкції та розвитку,
Європейським інвестиційним банком,
Північним інвестиційним банком,
іншими міжнародними валютно-кредитними організаціями, що здійснюється згідно з правилами і процедурами, встановленими цими організаціями, якими передбачається можливість застосування законодавства України у сфері публічних закупівель, може здійснюватися відповідно до Особливостей № 1178 з урахуванням додаткових вимог і умов, схвалених відповідною організацією, зокрема у спеціальному процедурному посібнику щодо відповідного кредиту (позики, гранту), наданого згідно з міжнародним договором.
Для закупівель за грантові кошти сторони повинні формують необхідний пакет документів, що може включати:
Договір або угода про надання гранту — цей документ визначає умови фінансування, у тому числі специфікації закупівель, строки, вимоги до звітності.
Документація закупівлі або тендерна документація — в залежності від того, які вимоги до проведення закупівлі містить міжнародний договір. Їх умови повинні відповідати умовам гранту та міжнародним вимогам щодо відкритості процедур. Це можуть бути документи, що регламентують правила розкриття тендерних пропозицій, критерії оцінки, методи відбору учасників.
Акти виконаних робіт та поставки товарів — при закупівлях товарів, робіт чи послуг важливо мати акти виконаних робіт, підтвердження поставки товарів та відповідність умовам контракту.
Фінансова звітність — звіти про використання грантових коштів, включаючи детальний опис витрат і підтвердження про ефективність витрачених коштів.
Документи щодо виконання умов гранту — у випадку грантів, що передбачають виконання специфічних завдань або досягнення певних результатів (наприклад, в галузі освіти, охорони здоров’я, інфраструктури), необхідно надавати підтвердження досягнення таких результатів.
При наданні гранту зазвичай детально прописуються всі документи, що мають бути надані в рамках фінансування, тому важливо заздалегідь ознайомитися з вимогами до документів, що супроводжують закупівлю, та відповідно підготувати необхідний пакет.
Частиною другою статті 6 Закону № 922 передбачено, що закупівля товарів, робіт і послуг на умовах співфінансування в рамках проєктів, що реалізують коштом кредитів, позик, грантів організацій, зазначених у частині другій цієї статті, відбувається згідно з правилами і процедурами, установленими цими організаціями, а в разі невстановлення таких правил і процедур — відповідно до Закону.
Закупівля на умовах співфінансування передбачає, що частину витрат на закупівлю покривають як державні кошти, так і кошти міжнародного гранту чи кредиту. У цьому випадку є специфічні вимоги до організації закупівель, зокрема:
Дотримання вимог сторін, що забезпечують фінансування. Грантодавець, а також національний орган (наприклад, Міністерство фінансів), можуть мати окремі вимоги щодо документації, процедур та контролю за витратами.
Прозорість та рівність умов. Закупівля повинна проводитися у відкритий спосіб, забезпечуючи рівні умови для усіх учасників тендера. Важливою умовою є відсутність конфлікту інтересів і забезпечення повної доступності інформації щодо умов закупівлі.
Обов'язковість дотримання фінансових обмежень. У разі співфінансування обов’язковим є дотримання лімітів витрат, встановлених як національним, так і міжнародним фінансовим органом. Це включає обмеження щодо максимальних сум витрат на окремі категорії товарів чи послуг.
Контроль і аудит. Співфінансування передбачає підвищений контроль за витратами, зокрема, регулярні аудити на відповідність коштів, що виділяються, умовам проекту. Організація, що отримує грант, повинна забезпечити проведення аудиту та надання звітності за використання коштів.
Закупівля за умов співфінансування потребує взаємодії кількох сторін: замовника, органу, що здійснює фінансування з бюджету України та міжнародного грантодавця, тому на кожному етапі необхідно ретельно виконувати вимоги до прозорості, документування і контролю за витратами.
