Спешим успокоить: отпуск членов тендерного комитета не станет преградой для проведения заказчиком закупок, если позаботиться обо всем заранее. А помогут в этом, прежде всего, нормы Закона Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 № 922-VІІІ (далее — Закон № 922), без которых не справиться ни с подбором членов комитета, ни с организацией их работы. В том числе и в отпускной период.
Расскажем обо всем поочередно.
Какие правила учесть при формировании тендерного комитета
Необходимо соблюдать следующие основные правила.
- Тендерный комитет формируют, как правило, из служебных (должностных) лиц заказчика, не забывая при этом об избежании конфликта, который может повлиять на объективность и непредвзятость решения при выборе победителя процедуры закупки.
- В тендерном комитете должно быть не менее пяти человек. Только в случае, если количество служебных (должностных) лиц в штате заказчика меньше пяти, в состав тендерного комитета должны входить все служебные (должностные) лица заказчика.
- Для руководства работой тендерного комитета назначают его председателя. Учтите — для этого должно быть издано распоряжение (приказ) заказчика. Председатель комитета не только руководит, но и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на комитет функций.
- Чтобы задокументировать свое решение, тендерный комитет оформляет протокол заседания тендерного комитета. В протоколе должны быть:
- результаты голосования членов тендерного комитета, присутствующих на заседании, по каждому вопросу;
- подписи всех присутствующих членов. Если кто-то отказывается подписать протокол — в письменном виде должен объяснить почему.
Заметим: состав тендерного комитета, внесение изменений в него и Положение о тендерном комитете утверждает заказчик.
Как организовать работу, чтобы быть готовым к отпуску членов тендерного комитета
Приказом Минэкономразвития от 30.03.2016 № 557 утверждено Примерное положение о тендерном комитете или уполномоченном лице/лицах (далее — Примерное положение). Оно определяет правовой статус, общие организационные и процедурные вопросы деятельности тендерного комитета, а также права, обязанности и ответственность его членов.
Заказчики не обязаны строго соблюдать нормы Примерного положения, а должны только на его основе составить и утвердить собственное Положение о тендерном комитете.
Чтобы должным образом организовать работу комитета, в собственном положении заказчику следует четко прописать:
1. Количество членов тендерного комитета, при котором заседание комитета считается правомочным.
Примерное положение предусматривает для принятия правомочного решения присутствие на нем не менее двух третей членов комитета.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
2. Порядок принятия решения тендерного комитета.
Согласно Примерному положению решения по вопросам, рассматриваемым на заседаниях комитета, принимаются простым большинством голосов. При равном распределении голосов голос председателя комитета является решающим.
3. Порядок назначения заместителя председателя и секретаря тендерного комитета, а также того, кто будет исполнять их обязанности в случае временного отсутствия.
Примерное положение закрепляет за председателем комитета полномочия:
- назначать заместителя (заместителей) председателя, секретаря из числа членов комитета;
- определять функции каждого члена комитета;
- определять исполняющего обязанности председателя комитета на период своего отсутствия среди своих заместителей и исполняющего обязанности секретаря комитета на период его отсутствия.
Решения председателя комитета о назначении заместителя (заместителей) председателя, секретаря комитета, определении функций каждого члена комитета и решения по другим вопросам должны быть закреплены в протоколе заседания комитета.
4. Порядок внесения изменений в состав тендерного комитета, в частности исключения отсутствующих членов тендерного комитета из его состава и введения в его состав новых.
Примерное положение возлагает на председателя комитета обязанность вносить на рассмотрение руководителя заказчика предложения по изменениям в составе комитета.
Как видим, если заказчик правильно пропишет все условия в своем Положении о тендерном комитете, он сможет избежать ситуации, когда отпуск членов тендерного комитета лишит его возможности принимать решение из-за отсутствия кворума.
