Зазвичай, коли жінки виходять заміж, то беруть прізвище чоловіка, а іноді й навпаки, чоловіки змінюють своє прізвище. Не рідкість, коли зміна прізвища може бути просто бажанням особи. Така зміна незалежно від обставин, які до неї призвели начебто, і не має відношення до закупівельної сфери, але що, коли ці чоловіки та жінки уповноважені особи? Чи вплине зміна прізвища уповноваженою особою на хід закупівель, чи доведеться змінювати КЕП? Та чи будуть дійсні результати тестування УО?
Нагадаємо, що уповноважена особа (особи) – це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі/спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту) (п. 35 ч. 1 ст. 1 Закону про публічні закупівлі).
В організацію, де працює УО, вона повинна надати заяву та підтвердні документи про зміну прізвища, зокрема копії свідоцтва про шлюб, нового паспорта і реєстраційного номера (індивідуального податкового номера), що видані на нове прізвище.
Кадрова служба звіряє копії документів з оригіналами і завіряє їх належним чином. Після чого в організації видається наказ про зміну прізвища працівниці чи працівника, і на його підставі будуть внесені зміни до:
- трудового договору (контракту) (за наявності),
- трудової книжки,
- особової картки,
- табеля обліку робочого часу,
- графіка відпусток.
Такі обставини тягнуть за собою необхідність змінити дані уповноваженої в електронному кабінеті.
Важливо! Після того, як в еЕСЗ запрацює можливість вносити персональні дані УО, внесення недостовірних персональних даних до електронної системи закупівель та неоновлення у разі їх зміни тягнуть за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника від 25 500 грн до 51 000 грн.
А такі ж дії вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу від 51 000 грн до 85 000 грн.
Водночас слід пам’ятати, що всі дії УО в електронній системі закупівель підтверджуються накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Це встановлено наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі».
Своєю чергою, в електронному цифровому підписі міститься реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), з якого зчитуються персональні дані користувача.
До РНОКПП прив’язане тестування УО, що вона пройшла в електронній системі закупівель.
Уповноважена особа, змінюючи прізвище, повинна буде отримати нову довідку про РНОКПП у податковій, проте сам номер РНОКПП не зміниться. Він буде перевиданий на нове прізвище. Тому перездавати тест буде не потрібно.
Водночас, змінивши прізвище, УО варто змінити і КЕП, спочатку скасувавши кваліфікований сертифікат попереднього ключа.
Скасування кваліфікованого сертифіката відбувається з моменту зміни його статусу в реєстрі сертифікатів Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.
Після чого УО може отримати новий.
Таким чином, змінюючи прізвище працівник чи працівниця повинні бути готові до необхідності привести у відповідність багато кадрових документів та потурбуватися про оновлення персональних даних в електронній системі закупівель.
