Якщо гарантійний лист надає виробник товару для участі у тендері його представника, дилера чи дистрибютора, то текст гарантійного листа має відповідати вимогам тендерної документації.
Приклад
Замовник вимагав підтвердити, що виробник товару здійснюватиме гарантійне обслуговування товару протягом 12 місяців. У гарантійному листі варто зазначити, що виробник підтверджує здійснення гарантійного обслуговування товару, що пропонує учасник, протягом 12 місяців
Якщо нема окремих вимог у тендерній документації до ознак гарантованого, то виробник може просто зазначити, що він гарантує гарантійне обслуговування товару протягом 12 місяців, указавши про який саме товар йдеться.
Замовники можуть вимагати щоб у гарантійному листі було зазначено посилання на тендер, конкретна назва предмета закупівлі, правові підстави учасника пропонувати товар чи інші умови, що пов’язані із виробником. Їх слід виконати або ж якщо це не можливо, то оскаржити.
Оскарження вимог про гарантійні листи досить часто зустрічається, адже замовники часто прописують такі вимоги саме з метою обмеження участі потенційних постачальників, які є посередниками і не пропонують товар безпосередньо від виробника.
Бланк гарантійного листа
Загальні вимоги до оформлення гарантійного листа такі ж, як до службових листів, однак є певні особливості. Гарантійний лист оформлюють на бланку для листів, форму якого затверджує локальний нормативний акт організації — Інструкція з діловодства. Розглянемо детальніше
Текст гарантійного листа
Здебільшого гарантійний лист має містити відомості фінансового або матеріального характеру. Якщо банківські реквізити, номер ІВ організації — автора документа, адресанта записали на бланку листа в реквізиті «Довідкові дані про організацію», їх додатково зазначають і в тексті.
Заголовок гарантійного листа
У деяких «гарантійках» заголовок обов’язковий.
Печатка на гарантійному листі
Раніше гарантійні листи всі обов’язково засвідчували гербовою чи основною печаткою підприємства. Наразі ця вимога втратила актуальність — до Господарського та Цивільного кодексів України внесли зміни, що не зобов’язують суб’єктів господарювання використовувати печатки.
Якщо немає печатки організації, на прохання, підписи керівника та головного бухгалтера на гарантійному листі можуть підтвердити нотаріально.
Підпис на гарантійному листі
Підписувати лист і проставляти перед назвою посади прийменник за або правобічну похилу риску не можна. У разі заміщення керівника за наказом чи розпорядженням до найменування посади додають скорочення «В. о.».
Олександр Денисенко експерт, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ
Законодавство не встановлює відповідальності для підприємства, що не дотримує ДСТУ 4163:2020. Проте суд може визнати, що документ, складений із порушенням вимог стандарту, — неналежний та недопустимий доказ. Розглянемо приклади з практики
Інші гарантійні листи у тендері
Замовники також можуть вимагати гарантійні листи про отримання та надання необхідних документів на момент постачання товару, виконання робіт чи надання послуг:
- дозвільних;
- сертифікаційних;
- реєстраційних.
Це пов’язано із тим, що такі документи іноді вимагають багато часу на оформлення або ж затрат на їх отримання. Якщо учасник не впевнений, що стане переможцем і з ним буде укладено договір, він не захоче витрачатися на відповідні документи, а тому не прийде на тендер. В той же час, можливість отримати такі документи до моменту постачання дозволить йому брати участь у тендері і нести витрати тільки у разі отримання перемоги.
Щоб перевірити, чи правильно оформлений гарантійний лист на тендер, скористайтесь зразками.
Зразок гарантійного листа
Пропонуємо зразок гарантійного листа щодо здійснення гарантійного обслуговування
Скачати зразок
Гарантійний лист від виробника: зразок
Вимогу про гарантійний лист від виробника товару можна зустріти і в тендерах на закупівлю послуг чи робіт. Наприклад, гарантійний лист від виробника деталей до автомобіля при закупівлі послуг з технічного обслуговування чи ремонту відповідного автомобіля. Те ж саме при закупівлі робіт якщо вони передбачають установлення та відповідно закупівлю обладнання.
Зразок гарантійного листа на виконання робіт
Скачати зразок
Зразок гарантійного листа на надання послуг
Скачати шаблон
Зразок гарантійного листа на поставку товару
Скачати шаблон
