Гарантийное письмо: образец, шаблон, пример

19 лютого 2025

Автор

Наталія Заєць

експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук

Получили гарантийное письмо от производителя? Убедитесь, что документ оформлен правильно. Узнайте, какие реквизиты должны быть на «гарантийке», кто подписывает гарантийное письмо и когда печать – обязательна

Содержание статьи:

Что такое гарантийное письмо Гарантийное письмо для тендера Гарантийное письмо от производителя Бланк гарантийного письма Другие гарантийные письма в тендере Образец гарантийного письма Гарантийное письмо на выполнение работ Гарантийное письмо на оказание услуг Гарантийное письмо о поставке товара

Гарантийное письмо на выполнение работ Скачать образец

Гарантийное письмо на поставку товара Скачать образец

Гарантийное письмо на предоставление услуг Скачать образец

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это один из видов служебных писем. Его составляют, чтобы подтвердить:

финансово-расчетные обязательства или определенные соглашения;
условия или возможность выполнения обязательств представителем, дилером или дистрибьютором.

Чаще всего гарантийные письма оформляют, чтобы подтвердить оплату, реже – чтобы гарантировать, что своевременно и качественно выполнят работы, предоставят услуги, доставят товары, предоставят гарантийное обслуживание и т. п.

Когда участник составляет гарантийное письмо, должен учесть:

требования тендерной документации к форме, сути и условий предоставления услуг, работ.
образец гарантийного письма в тендерной документации. В случае наличия образца, участник придерживается именно его.
точность, лаконичность и однозначные формулировки относительно гарантий именно того, что требует заказчик.

Гарантийное письмо для тендера

Устанавливая требование о гарантийном письме по гарантийному обслуживанию следует учитывать официально заявленные в паспорте товара сроки гарантийного обслуживания, в частности обращать внимание на точку их отсчета. Ведь это может быть как дата заключения договора, так и дата фактической поставки товара или дата ввода товара в эксплуатацию. Как правило, производители отталкиваются от даты поставки товара. Впрочем, участник может предложить и свои дополнительные гарантийные условия, которые будут заключаться в увеличении гарантийного срока или точки его отсчета.

Примеры

производитель гарантирует гарантийное обслуживание в течение 12 месяцев с даты поставки, а участник может гарантировать в течение трех лет с даты ввода в эксплуатацию. Такие условия свидетельствуют, что участник не только перепродает товар, но и имеет мощности и разрешение его обслуживать;
участник гарантирует гарантийное обслуживание товара в течение трех лет со дня ввода товара в эксплуатацию, при условии, что такое введение произошло в течение трех месяцев с даты заключения договора (его расширенные гарантийные условия могут сопровождаться дополнительными признаками). В противном случае срок гарантийного обслуживания начинается через три месяца с даты заключения договора;
участник осуществляет гарантийное обслуживание в течение шести месяцев с даты поставки, а после заказчик может обращаться к производителю товара. Если в тендерной документации не было требований к сроку гарантийного обслуживания, то участник может и сократить его в части своих обязательств.

Гарантийное письмо от производителя

Если гарантийное письмо предоставляет производитель товара для участия в тендере его представителя, дилера или дистрибьютора, то текст гарантийного письма должен соответствовать требованиям тендерной документации.

Пример

Заказчик требовал подтвердить, что производитель товара будет осуществлять гарантийное обслуживание товара в течение 12 месяцев. В гарантийном письме следует отметить, что производитель подтверждает осуществление гарантийного обслуживания товара, который предлагает участник, в течение 12 месяцев

Если нет отдельных требований в тендерной документации к признакам гарантированного, то производитель может просто отметить, что он гарантирует гарантийное обслуживание товара в течение 12 месяцев, указав о каком именно товаре идет речь.

Заказчики могут требовать чтобы в гарантийном письме была указана ссылка на тендер, конкретное название предмета закупки, правовые основания участника предлагать товар или другие условия, связанные с производителем. Их следует выполнить или же если это невозможно, то обжаловать.

Обжалование требований о гарантийных письмах достаточно часто встречается, ведь заказчики часто прописывают такие требования именно с целью ограничения участия потенциальных поставщиков, которые являются посредниками и не предлагают товар непосредственно от производителя.

УЗНАЙТЕ

Бланк гарантийного письма

Общие требования к оформлению гарантийного письма такие же, как к служебным письмам, однако есть определенные особенности. Гарантийное письмо оформляют на бланке для писем, форму которого утверждает локальный нормативный акт организации – Инструкция по делопроизводству. Рассмотрим подробнее

Текст гарантийного письма

В большинстве случаев гарантийное письмо должно содержать сведения финансового или материального характера. Если банковские реквизиты, номер ІВ организации – автора документа, адресанта записали на бланке письма в реквизите «Справочные данные об организации», их дополнительно указывают и в тексте.

Заголовок гарантийного письма

В некоторых «гарантийках» заголовок обязателен.

Печать на гарантийном письме

Раньше гарантийные письма все обязательно заверяли гербовой или основной печатью предприятия. Сейчас это требование утратило актуальность – в Хозяйственный и Гражданский кодексы Украины внесли изменения, которые не обязывают субъектов хозяйствования использовать печати.

Если нет печати организации, по просьбе, подписи руководителя и главного бухгалтера на гарантийном письме могут подтвердить нотариально.

Подпись на гарантийном письме

Подписывать письмо и проставлять перед названием должности предлог за или правостороннюю косую черту нельзя. В случае замещения руководителя по приказу или распоряжению к наименованию должности добавляют сокращение «И. о.».

Какая ответственность, если составлять документы не по ДСТУ 4163:2020

Александр Денисенко эксперт, член Центральной экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Украины, Киев

Законодательство не устанавливает ответственности для предприятия, которое не соблюдает ДСТУ 4163:2020. Однако суд может признать, что документ, составленный с нарушением требований стандарта, – ненадлежащее и недопустимое доказательство. Рассмотрим примеры из практики

Другие гарантийные письма в тендере

Заказчики также могут требовать гарантийные письма о получении и предоставлении необходимых документов на момент поставки товара, выполнения работ или оказания услуг:

разрешительных;
сертификационных;
регистрационных.

Это связано с тем, что такие документы иногда требуют много времени на оформление или затрат на их получение. Если участник не уверен, что станет победителем и с ним будет заключен договор, он не захочет тратиться на соответствующие документы, а потому не придет на тендер. В то же время, возможность получить такие документы до момента поставки позволит ему участвовать в тендере и нести расходы только в случае получения победы.

Чтобы проверить, правильно ли оформлено гарантийное письмо на тендер, воспользуйтесь образцами.

❓ Может ли поставщик оформлять первичные документы в электронной форме

Образец гарантийного письма

Предлагаем образец гарантийного письма по осуществлению гарантийного обслуживания

Скачать образец

Гарантийное письмо от производителя: образец

Требование о гарантийном письме от производителя товара можно встретить и в тендерах на закупку услуг или работ. Например, гарантийное письмо от производителя деталей к автомобилю при закупке услуг по техническому обслуживанию или ремонту соответствующего автомобиля. То же самое при закупке работ если они предусматривают установку и соответственно закупку оборудования.