експерт, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ
Получили от производителя гарантийное письмо для тендера? Убедитесь, что документ оформлен правильно. Узнайте, какие реквизиты должны быть на «гарантийке», кто подписывает документ и когда печать — обязательна?
Гарантийное письмо — это один из видов служебных писем.
Его составляют для подтверждения финансово-расчетных обязательств или определенных соглашений, условий. Чаще всего гарантийные письма в Украине оформляют для подтверждения оплаты, реже — для гарантии своевременного и качественного выполнения работ, предоставления услуг, доставки товаров.
Такие письма должны быть точными, лаконичными и содержать однозначные формулировки.
Гарантийное письмо может содержать просьбу выполнить работы, поставить оборудование или товар, предоставить услуги и т. п. В таком случае юридически важна формула «Оплату гарантируем» в конце письма.
Общие требования к оформлению гарантийного письма такие же, как к служебным письмам, однако есть определенные особенности.
Гарантийное письмо оформляют на бланке для писем, форма которого утверждается локальным нормативным актом организации — Инструкцией по делопроизводству.
В большинстве случаев в гарантийном письме указывают сведения финансового или материального характера. Если банковские реквизиты, номер ІВ организации — автора документа, адресанта записали на бланке письма в реквизите «Справочные данные об организации», их дополнительно указывают и в тексте.
В некоторых «гарантийках» заголовок обязателен. Чтобы проверить, правильно ли оформлено гарантийное письмо для тендера, воспользуйтесь образцами.
«Гарантийку», которой подтверждают финансовые гарантии и выполнение определенных работ, подписывают разные должностные лица.
Названия должностей лиц, подписывающих такие письма, должны соответствовать фактическим названиям должностей, которые они занимают на момент подписания.
Подписывать письмо и проставлять перед названием должности предлог за или правостороннюю наклонную черту нельзя. В случае замещения руководителя по приказу или распоряжению к наименованию должности добавляют сокращение «И. о.».
Скористайтеся демодоступом до свіжого номера електронного журналу «Держзакупівлі» edz.expertus.com.ua
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Раньше все гарантийные письма обязательно удостоверяли гербовой или основной печатью предприятия. Сейчас это требование утратило актуальность — в Хозяйственный и Гражданский кодексы Украины внесены изменения, которые не обязывают субъектов хозяйствования использовать печати.
Если нет печати организации, подписи руководителя и главного бухгалтера на гарантийном письме по просьбе могут подтверждаться нотариально.
