Позаботьтесь о замене уполномоченного лица заранее
Министерство экономики Украины настаивает на том, чтобы заказчик заблаговременно позаботился о бесперебойном проведении закупочной процедуры (ответ на запрос № 1787/2020).
При назначении УЛ следует учесть некоторые нюансы. Ситуация с увольнением уполномоченного может возникнуть на разных этапах закупки, а именно:
- подачи предложений;
- рассмотрения предложений участников в открытых торгах или в упрощенной закупке;
- в процессе заключения договора.
Уполномоченное лицо идет в отпуск: кто продолжает закупки
Чтобы успешно завершить процедуру закупки, целесообразно сразу назначить еще одно уполномоченное лицо — при помощи распорядительного документа (приказа/решения). Заблаговременно обеспечить исполнение обязанностей УЛ в случае его временного отсутствия, опять же, рекомендует Минэкономики в письме от 10.04.2020 № 3304-04/24218-06.
Таким образом, заказчику целесообразно иметь не менее 2 уполномоченных лиц. Основное УЛ будет проводить процесс закупки с самого начала, а второе — исполнять его обязанности только при необходимости, в частности во время болезни, отпуска, в случае увольнения и в иных непредвиденных случаях.
Важно! Разграничьте полномочия между своими УЛ. Хотя Закон № 922 позволяет иметь несколько уполномоченных лиц, ключевое условие — каждое из них должно отвечать за организацию и проведение конкретных процедур закупок/упрощенных закупок. Сделайте соответствующее распределение распорядительным документом (ч. 3, 7 ст. 11 Закона № 922).
✅ Для вас целые сутки будут открыты статьи, видеоразъяснения, образцы документов
Завершение объявленной закупки на площадке
Если УЛ увольняется, заказчику необходимо обратиться на площадку для изменения персональных данных нового лица. Для работы с электронной системой закупок уполномоченное лицо должно указать в системе собственные персональные данные.
Процедура изменения персональной информации может различаться в зависимости от электронной площадки. Детали следует уточнять в той системе, в которой вы работаете.
Кто и какие протоколы подписывает
Уполномоченное лицо оформляет свои решения при помощи протокола. В этом документе должна быть указана дата принятия решения и подпись УЛ.
Допустим, что уполномоченное лицо увольняется в процессе рассмотрения предложений участников. В таком случае протокол об объявлении процедуры закупки/упрощенной закупки должно подписать УЛ, начавшее закупочный процесс. В свою очередь, протокол рассмотрения предложений будет оформлять и подписывать другое уполномоченное лицо, которое сменит уволенное. Основанием для таких действий станет распорядительный документ об увольнении первого УЛ и назначении следующего.
Внимание! Копию распорядительного документа следует обязательно приложить к документам той процедуры закупки, во время которой были внесены изменения в отношении УЛ. Они могут понадобиться вам в будущем. Например, при проведении проверки контролирующими органами.
