Подбайте про заміну уповноваженої особи заздалегідь
Міністерство економіки України наполягає на тому, щоб замовник завчасно подбав про безперебійне проведення закупівельної процедури (відповідь на запит № 1787/2020).
Під час призначення УО слід урахувати деякі нюанси. Ситуація зі звільненням уповноваженого може виникнути на різних етапах закупівлі, а саме:
- подання пропозиції;
- розгляд пропозицій учасників у відкритих торгах або у спрощеній закупівлі;
- у процесі укладення договору.
Уповноважена особа йде у відпустку: хто продовжує закупівлі
Щоб успішно завершити процедуру закупівлі, доцільно одразу призначити ще одну уповноважену особу — за допомогою розпорядчого документа (наказу/рішення). Заздалегідь забезпечити виконання обов’язків УО у випадку її тимчасової відсутності знову ж таки рекомендує Мінекономіки у листі від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06.
Таким чином, замовнику доцільно мати не менше, ніж 2 уповноважені особи. Основна УО буде проводити процес закупівлі із самого початку, а друга буде виконувати її обов’язки лише у разі необхідності, зокрема, під час хвороби, відпустки, у ситуації зі звільненням та в інших непередбачуваних випадках.
Важливо! Розмежуйте повноваження між своїми УО. Хоча Закон № 922 дозволяє мати декілька уповноважених осіб, ключова умова - кожна з них має відповідати за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель. Зробіть відповідний розподіл розпорядчим документом (ч. 3, 7 ст. 11 Закону № 922).
Завершення оголошеної закупівлі на майданчику
Коли УО звільняється, замовнику необхідно звернутися до майданчика задля внесення зміни персональних даних на нову особу. Для роботи з електронною системою закупівель уповноважена особа повинна вказати у системі власні персональні дані.
Процедура змінення персональної інформації може відрізнятися в залежності від електронного майданчика. Деталі слід уточнювати у тій системі, в якій ви працюєте.
Хто, які протоколи підписує
Уповноважена особа оформлює свої рішення за допомогою протоколу. У цьому документі повинні бути вказані дата ухвалення рішення та підпис УО.
Припустимо, що уповноважена особа звільняється у процесі розгляду пропозицій учасників. У такій ситуації протокол про оголошення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі має підписати УО, що розпочала закупівельний процес. Своєю чергою, протокол розгляду пропозицій буде оформлювати та підписувати інша уповноважена особа, що замінить звільнену. Підставою для таких дій стане розпорядчий документ щодо звільнення першої УО та призначення наступної.
Увага! Копію розпорядчого документа слід обов’язково долучити до тих документів, що мають відношення до процедури закупівлі, під час котрої були внесені зміни щодо УО. Вони можуть знадобитися вам у майбутньому. Наприклад, у разі проведення перевірки контролюючими органами.
