Согласно ч. 4 раздела Х Закона «О публичных закупках» (далее - Закон № 922), в 01.01.2022 года, заказчик может образовывать тендерный комитет (комитеты) для организации и проведения процедур закупок. В состав тендерного комитета входят не менее 5 человек, а его состав и положение о нем утверждаются решением заказчика.
Поскольку решение тендерного комитета, как коллегиального органа оформляются протоколом, то нужна специальная человек, из числа членов комитета, - секретарь.
назначение секретаря
Приказом Министерства экономического развития и торговли Украины от 30.03.2016р. № 557 утверждено Примерное положение о тендерном комитете или уполномоченное лицо (лиц) (далее - Положение № 557). Заказчик может разработать свое, но обычно Положение № 557 используют, как образец.
В соответствии с п 2.4 Положения № 557, Председатель комитета назначает секретаря из числа членов комитета и определяет его функции. При этом, при отсутствии секретаря комитета его обязанности выполняет другой член комитета, определенный его головой. Решение председателя комитета по назначению секретаря комитета, определение его функций заносятся в протокол заседания комитета.
Призначення секретаря
Наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 30.03.2016р. № 557 затверджено Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб) (далі — Положення № 557). Замовник може розробити своє, але зазвичай, Положення № 557 використовують, як зразок.
Згідно з п.п. 2.4 Положення № 557, Голова комітету призначає секретаря з числа членів комітету та визначає його функції. При цьому, за відсутності секретаря комітету його обов'язки виконує інший член комітету, визначений його головою. Рішення голови комітету щодо призначення секретаря комітету, визначення його функцій заносяться до протоколу засідання комітету.
2 варианта, как организовать удаленную работу тендерного комитета
Основные функции секретаря
Тендерном комитету нужен секретарь для эффективной деятельности комитета, обеспечение членов комитета необходимой информацией и документами, для фиксирования всех решений коллегиального органа.
Поэтому, главные функции секретаря относятся:
- ведение и оформление протоколов заседаний комитета;
- оперативное информирование (устное и, при необходимости - письменное) членов комитета по организационным вопросам его деятельности;
- по поручению председателя комитета исполнения - другой организационной работы;
- хранение документов по осуществлению публичных закупок;
- размещение информации о публичных закупках в электронной системе закупок через авторизованные электронные площадки.
В то же время, чтобы секретарь знал все свои обязательства и полномочия, а другие члены тендерного комитета не придавали ему дополнительных задач, нужно разработать должностную инструкцию секретаря, образец которой приведен ниже..
✅ Для вас целые сутки будут открыты статьи, видеоразъяснения, образцы документов
Образец Должностной инструкции секретаря тендерного комитета
Раздел «Общие положения»
- Секретарь тендерного комитета (далее - секретарь) назначается на должность и освобождается Председателем комитета.
- Секретарь непосредственно подчинен Председателю тендерного комитета.
- Основными задачами секретаря является организационное и документальное обеспечение деятельности тендерного комитета.
- В своей деятельности секретарь руководствуется действующим законодательством Украины, Конституцией Украины, Законом Украины, с изменениями и дополнениями, нормативно - правовыми и законодательными актами Украины, Положением о тендерном комитете, этой инструкцией.
- Секретарь должен знать: действующее законодательство Украины относительно публичных закупок.
Как сменить председателя тендерного комитета
Раздел «Обязанности»
Секретарь обязан:
- вести и оформлять протоколы заседаний тендерного комитета;
- оперативно информировать членов комитета по заседание комитета не позднее, чем за 1 рабочий день;
- готовить к обсуждению годовой план закупок;
- формировать техническое задание предмета закупки на основании заявок, полученных от структурных подразделений Учреждения;
- готовить к обсуждению варианты выбора процедуры закупки;
- размещать информацию о публичных закупках в электронной системе закупок через авторизованные электронные площадки;
- предоставить в бухгалтерию Учреждения информацию для осуществления оплаты по договорам о закупке:
- проводить периодически (1 раз в месяц) сверку информации об оплате по договорам о закупке, с работниками бухгалтерии;
- готовить отчет о результатах процедуры закупки;
- сохранять документы по осуществлению публичных закупок;
- предоставлять документы контролирующим органам;
- по поручению председателя тендерного комитета выполнять другую организационную работу, связанную с деятельностью тендерного комитета.
- Раздел «Права»
- Секретарь имеет право:
- получать от работников Учреждения информацию, необходимую для выполнения своих служебных обязанностей;
- требовать от исполнителей доработки документов, в т.ч. по техническим особенностям предмета закупок;
- вносить свое особое мнение в протоколы тендерной комиссии;
- требовать от Учреждения возмещения всех материальных расходов (на канцелярские товары, переписки, технической поддержки и т.д.), связанных с выполнением его функций;
- требовать от председателя тендерного комитета создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, имеющихся в документообороте.
Розділ «Права»
Секретар має право:
- одержувати від працівників Закладу інформацію, необхідну для виконання своїх службових обов’язків;
- вимагати від виконавців доопрацювання документів, у т.ч. щодо технічних особливостей предмету закупівель;
- вносити свою окрему думку до протоколів тендерної комісії;
- вимагати від Закладу відшкодування всіх матеріальних витрат (на канцелярські товари, листування, технічної підтримки тощо), що пов’язані із виконанням його функцій;
- вимагати від голови тендерного комітету створення нормальних умов для виконання службових обов’язків і схоронності всіх документів, наявних у документообігу.
Раздел «Ответственность»
Секретарь несет ответственность за:
- соблюдение требований норм действующего законодательства и нормативных документов;
- качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
- полноту и достоверность публикуемой в электронной системе закупок;
- предоставление достоверной информации членам тендерного комитета и участникам процедур закупок;
- небрежное, халатное отношение к регистрации и ведения документов;
- неточное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
