Согласно ч. 4 раздела Х Закона «О публичных закупках» (далее - Закон № 922), в 01.01.2022 года, заказчик может образовывать тендерный комитет (комитеты) для организации и проведения процедур закупок. В состав тендерного комитета входят не менее 5 человек, а его состав и положение о нем утверждаются решением заказчика.
Поскольку решение тендерного комитета, как коллегиального органа оформляются протоколом, то нужна специальная человек, из числа членов комитета, - секретарь.
назначение секретаря
Приказом Министерства экономического развития и торговли Украины от 30.03.2016р. № 557 утверждено Примерное положение о тендерном комитете или уполномоченное лицо (лиц) (далее - Положение № 557). Заказчик может разработать свое, но обычно Положение № 557 используют, как образец.
В соответствии с п 2.4 Положения № 557, Председатель комитета назначает секретаря из числа членов комитета и определяет его функции. При этом, при отсутствии секретаря комитета его обязанности выполняет другой член комитета, определенный его головой. Решение председателя комитета по назначению секретаря комитета, определение его функций заносятся в протокол заседания комитета.
Назначение секретаря
2 варианта, как организовать удаленную работу тендерного комитета
Основные функции секретаря
Тендерном комитету нужен секретарь для эффективной деятельности комитета, обеспечение членов комитета необходимой информацией и документами, для фиксирования всех решений коллегиального органа.
Поэтому, главные функции секретаря относятся:
- ведение и оформление протоколов заседаний комитета;
- оперативное информирование (устное и, при необходимости - письменное) членов комитета по организационным вопросам его деятельности;
- по поручению председателя комитета исполнения - другой организационной работы;
- хранение документов по осуществлению публичных закупок;
- размещение информации о публичных закупках в электронной системе закупок через авторизованные электронные площадки.
В то же время, чтобы секретарь знал все свои обязательства и полномочия, а другие члены тендерного комитета не придавали ему дополнительных задач, нужно разработать должностную инструкцию секретаря, образец которой приведен ниже..
✅ Для вас целые сутки будут открыты статьи, видеоразъяснения, образцы документов
Образец Должностной инструкции секретаря тендерного комитета
Раздел «Общие положения»
- Секретарь тендерного комитета (далее - секретарь) назначается на должность и освобождается Председателем комитета.
- Секретарь непосредственно подчинен Председателю тендерного комитета.
- Основными задачами секретаря является организационное и документальное обеспечение деятельности тендерного комитета.
- В своей деятельности секретарь руководствуется действующим законодательством Украины, Конституцией Украины, Законом Украины, с изменениями и дополнениями, нормативно - правовыми и законодательными актами Украины, Положением о тендерном комитете, этой инструкцией.
- Секретарь должен знать: действующее законодательство Украины относительно публичных закупок.
Как сменить председателя тендерного комитета
Раздел «Обязанности»
Секретарь обязан:
- вести и оформлять протоколы заседаний тендерного комитета;
- оперативно информировать членов комитета по заседание комитета не позднее, чем за 1 рабочий день;
- готовить к обсуждению годовой план закупок;
- формировать техническое задание предмета закупки на основании заявок, полученных от структурных подразделений Учреждения;
- готовить к обсуждению варианты выбора процедуры закупки;
- размещать информацию о публичных закупках в электронной системе закупок через авторизованные электронные площадки;
- предоставить в бухгалтерию Учреждения информацию для осуществления оплаты по договорам о закупке:
- проводить периодически (1 раз в месяц) сверку информации об оплате по договорам о закупке, с работниками бухгалтерии;
- готовить отчет о результатах процедуры закупки;
- сохранять документы по осуществлению публичных закупок;
- предоставлять документы контролирующим органам;
- по поручению председателя тендерного комитета выполнять другую организационную работу, связанную с деятельностью тендерного комитета.
- Раздел «Права»
- Секретарь имеет право:
- получать от работников Учреждения информацию, необходимую для выполнения своих служебных обязанностей;
- требовать от исполнителей доработки документов, в т.ч. по техническим особенностям предмета закупок;
- вносить свое особое мнение в протоколы тендерной комиссии;
- требовать от Учреждения возмещения всех материальных расходов (на канцелярские товары, переписки, технической поддержки и т.д.), связанных с выполнением его функций;
- требовать от председателя тендерного комитета создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, имеющихся в документообороте.
Раздел «Права»
- получать от работников Заведения информацию, необходимую для выполнения своих служебных обязанностей;
- требовать от исполнителей доработки документов, в т.ч. по техническим особенностям предмета закупок;
- вносить свое особое мнение в протоколы тендерной комиссии;
- требовать от Заведения возмещения всех материальных затрат (на канцелярские товары, переписки, технической поддержки и т.п.), связанные с выполнением его функций;
- требовать от председателя тендерного комитета создания нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, имеющихся в документообороте.
Раздел «Ответственность»
Секретарь несет ответственность за:
- соблюдение требований норм действующего законодательства и нормативных документов;
- качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей;
- полноту и достоверность публикуемой в электронной системе закупок;
- предоставление достоверной информации членам тендерного комитета и участникам процедур закупок;
- небрежное, халатное отношение к регистрации и ведения документов;
- неточное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
