експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
В конце 2021 года заказчики планируют свои закупки на следующий год. Но как быть, если уполномоченных лиц в организации, например, два или три? Нужен ли сводный годовой план или каждое УЛ публикует план закупок, за который непосредственно отвечает? Как планировать закупки, если уполномоченных лиц несколько?
Завершается 2021 год, и все заказчики должны организовать проведение закупок в своей организации уполномоченными лицами. Каждый заказчик самостоятельно решает, сколько уполномоченных лиц ему нужно для осуществления закупок, исходя из анализа объемов и потребностей прошлогодних закупок.
В информационном письме Минэкономики от 10.04.2020 № 3304-04/24218-06 «Относительно организации закупочной деятельности заказчика» сказано: «Поскольку количество уполномоченных лиц новой редакцией Закона не установлено, заказчик определяет достаточное количество таких лиц с учетом потребности и объемов закупок конкретной организации».
Напомним, что уполномоченное лицо отвечает за организацию и проведение процедуры закупки / упрощенной закупки и, в частности, планирует закупки и формирует годовой план закупок в электронной системе закупок (ст. 11 Закона № 922).
Планировать и отражать закупки в ЭСЗ могут одновременно все уполномоченные лица заказчика, если каждое из них будет ответственным за конкретные закупки. При этом заказчикам необходимо заблаговременно осуществлять консолидацию потребностей в товарах, работах и услугах.
Министерство рекомендует заказчикам самостоятельно определять в Положении об уполномоченном лице (лицах) (далее – Положение) функциональные обязанности таких лиц.
При этом важно, чтобы, планируя закупки, за которые отвечает каждое уполномоченное лицо отдельно, они не нарушили норму Закона о запрете делить предмет закупок.
В соответствии с ч. 10 ст. 3 Закона № 922 заказчик не имеет права делить предмет закупки на части в целях избежания проведения процедуры открытых торгов /упрощенных закупок или применения данного Закона, в частности положений части третьей статьи 10 данного Закона.
Таким образом, обязательной предпосылкой для утверждения уполномоченными лицами своих годовых планов является предварительная разработка общего по организации заказчика проекта годового плана закупок, который будет включать анализ потребности, сбор информации от внутренних подразделений организации заказчика, консолидацию потребностей, определения предметов закупок и т. п.
Воспользуйтесь демодоступом к свежему номеру электронного журнала «Госзакупки» edz.expertus.com.ua
✅ Для вас целые сутки будут открыты статьи, видеоразъяснения, образцы документов
Такие действия должны быть реализованы еще до обнародования уполномоченным (-ыми) лицом (-ами) годового плана закупок – 2022.
Напомним, что годовой план и изменения в него бесплатно обнародуются заказчиком в ЭСЗ в течение пяти рабочих дней со дня утверждения годового плана и изменений в него.
Поэтому, прежде чем утверждать годовой план закупок, каждое уполномоченное лицо должно удостовериться, что в целом по организации не произойдет неправомерного деления предмета закупки.
Подготовку и формирование Сводного годового плана может осуществлять уполномоченное лицо заказчика, которое будет определено им ответственным за эту работу, а может и другой работник заказчика или ответственное структурное подразделение.
Для обеспечения необходимой консолидации годового плана закупок заказчику следует четко регламентировать процесс планирования закупок. В частности, определить порядок проведения закупок и/или порядок взаимодействия между структурными подразделениями и т. п.
Внутренними документами заказчика следует, в частности:
назначить ответственных лиц и/или структурные подразделения организации заказчика, которые взаимодействуют при формировании потребностей в закупках;
определить сроки и форму обмена информацией;
установить порядок информирования об ее изменениях и т. п.
В Положении об уполномоченном лице необходимо предусмотреть порядок его действий, в зависимости от выбранной модели формирования потребности в закупках, который, по сути, является Сводным годовым планом закупок.
Если заказчик определит ответственным за консолидацию потребности в закупках не уполномоченное лицо, то Положение может содержать условие, что УЛ принимает решение об утверждении годового плана закупок на основании информации, предоставленной ответственным лицом или подразделением, определенным заказчиком.
Если же за консолидацию закупок отвечает одно уполномоченное лицо, то в Положении следует предусмотреть, каким образом с ним взаимодействуют другие УЛ в отношении Сводного годового плана.
Например, они могут получать от него информацию о своих закупках и затем утверждать собственный годовой план закупок. При этом стоит предусмотреть, как будут вноситься изменения в годовой план закупок, в частности кем они будут инициированы и в какой срок будет происходить обмен информацией между уполномоченными лицами.
Другой вариант, когда одно уполномоченное лицо утверждает годовой план закупок и вносит изменения в него, а другие уполномоченные лица объявляют свои закупки из этого годового плана или указывают соответствующее ID-строки такого годового плана закупок. В таком случае важно разработать порядок предоставления информации по запланированным закупкам уполномоченным лицам, которые их будут объявлять. Кроме того, важно согласовать техническую реализацию данного процесса с электронной площадкой, на которой создан электронный кабинет заказчика, ведь все они, хотя и работают по одному порядку, имеют разные инструменты для работы уполномоченных лиц.
Поэтому в любом случае именно заказчик должен определить и утвердить четкую модель работы уполномоченных лиц, которая будет действовать именно в его организации, очертит зону ответственности и определит функциональные обязанности каждого уполномоченного лица.
Важно, чтобы зона ответственности каждого конкретного уполномоченного лица была четко определена в приказе о его назначении (трудовом договоре(контракте), заключенном с таким уполномоченным лицом), Положении об уполномоченном лице (лицах).
Такой подход позволит предотвратить нарушения и в работе уполномоченных лиц, и в закупках заказчика.
