Объясним, как формировать годовой план закупок на 2025 год, учитывая особенности. Ведь в военное положение ответственно планировать закупки для обеспечения потребностей страны в целом и каждого заказчика отдельно
Заканчивается 2024 год и все заказчики должны организовать осуществление закупок в своей организации уполномоченными лицами. Каждый заказчик самостоятельно решает, сколько уполномоченных лиц ему нужно для осуществления закупок, исходя из анализа объемов и потребностей прошлогодних закупок.
Закон Украины «О публичных закупках» предусматривает, что заказчик имеет право назначить несколько уполномоченных лиц, при условии, что каждое из таких лиц будет ответственно за организацию и проведение конкретных процедур закупок/упрощенных закупок (ч. 3 ст. 11 Закона о публичных закупках).
В информационном письме Минэкономики от 10.04.2020 № 3304-04/24218-06 «Об организации закупочной деятельности заказчика» указано: «Поскольку количество уполномоченных лиц новой редакцией Закона не установлено, заказчик определяет достаточное количество таких лиц с учетом потребности и объема закупок ».
Напомним, что уполномоченное лицо отвечает за организацию и проведение процедуры закупки/упрощенной закупки и, в частности, планирует закупки и формирует годовой план закупок в электронной системе закупок (ст. 11 Закона № 922).
Планировать и отражать закупки в ЕСЗ могут одновременно все уполномоченные лица заказчика, если каждое из них будет ответственно за конкретные закупки. При этом заказчикам необходимо заблаговременно осуществлять консолидацию потребностей в товарах, работах и услугах.
Министерство рекомендует заказчикам самостоятельно в Положении об уполномоченном лице (лицах) определять (далее – Положение) функциональные обязанности таких лиц.
При этом важно, чтобы, планируя закупки, за которые отвечает каждое уполномоченное лицо отдельно, они не нарушили нормы Закона о запрете делить предмет закупок.
Изменения в Положение об уполномоченном лице: когда нужны
Когда следует составлять консолидированный годовой план
Заказчику запрещено делить предмет закупки на части, чтобы избежать проведения процедуры закупки открытых торгов/использования электронного каталога (при закупке товара), определенной Особенностями (п. 6 Особенностей).
Поэтому обязательной предпосылкой для утверждения уполномоченными лицами своих годовых планов есть предварительная разработка общего по организации заказчика проекта годового плана закупок, включающего анализ потребности, сбор информации от внутренних подразделений организации заказчика, консолидацию потребностей, определение предметов закупок и т.д.
Такие действия должны быть реализованы еще до обнародования уполномоченным (ими) лицом (ами) годового плана закупок 2025 года.
Напомним, что годовой план и изменения к нему бесплатно обнародуются заказчиком в ЕСЗ в течение пяти рабочих дней со дня утверждения годового плана и изменений к нему.
Перед тем как утверждать годовой план закупок, каждое уполномоченное лицо должно убедиться, что в целом по организации не состоится неправомерного разделения предмета закупки.
Кто отвечает за сводный годовой план
Подготовку и формирование консолидированной потребности для формирования годового плана закупок может осуществлять уполномоченное лицо заказчика, которое будет определено им ответственным за эту работу, а может и другой работник заказчика или ответственное структурное подразделение.
Для обеспечения надлежащей консолидации потребностей заказчика ему следует четко регламентировать процесс планирования закупок. В частности, определить порядок осуществления закупок или/и порядок взаимодействия между структурными подразделениями и т.п.
Внутренними документами заказчика следует, в частности:
- назначить ответственных лиц и/или структурные подразделения организации заказчика, взаимодействующие при формировании потребностей в закупках;
- определить сроки и форму обмена информацией;
- установить порядок информирования о ее изменении и т.д.
В Положении об уполномоченном лице необходимо предусмотреть порядок его действий в зависимости от выбранной модели формирования потребности в закупках, что, по сути, является сводным годовым планом закупок.
Если заказчик определит ответственным за консолидацию потребности в закупках не уполномоченное лицо, то Положение может содержать условие, что УО принимает решение об утверждении годового плана закупок на основании информации, предоставленной ответственным лицом или подразделением, определенным заказчиком.
Если же за консолидацию закупок отвечает одно уполномоченное лицо, то в Положении следует предусмотреть, каким образом с ним взаимодействуют другие УО по сводному годовому плану.
Годовой план уполномоченного лица: как планировать
К основным функциям УО относится планирование закупок и формирование годового плана закупок в электронной системе закупок. Так, как указано выше, это может делать как одна УО так и несколько.
Если каждая УО формирует свой годовой план закупок и обнародует его, то он должен быть сформирован на основе консолидированного проекта годового плана закупок, включающего все потребности заказчика в планируемых закупках. То есть из консолидированного проекта годового плана закупок распределяются закупки по УО и уже они утверждают их в годовом плане закупки и обнародуются в системе.
Например, они могут получать информацию о консолидирующих их закупках от УО и дальше утверждать собственный годовой план закупок. При этом следует предусмотреть, как будут вноситься изменения в годовой план закупок, в частности, кем они будут инициированы и в какой срок будет происходить обмен информацией между уполномоченными лицами.
Если одна УО отвечает за консолидацию годового плана закупок и обнародование его в электронной системе закупок, то другие УО могут просто объявлять процедуры закупки, применяя информацию из обнародованного плана.
Татьяна Мишта эксперт, заместитель директора департамента публичных закупок, конкурентной политики и гуманитарной сферы Минэкономики
Узнайте: какие обязанности возлагают на УО; как и зачем УО создавать рабочую группу; почему УО нужно вносить персональные данные в системе
Например, когда одно уполномоченное лицо утверждает годовой план закупок и вносит изменения в него, а другие уполномоченные лица объявляют свои закупки по этому годовому плану или указывая соответствующее ID строки такого годового плана закупок. В таком случае важно разработать порядок предоставления информации о запланированных закупках уполномоченным лицам, которые будут их объявлять. Кроме того, важно согласовать техническую реализацию данного процесса с электронной площадкой, на которой создан электронный кабинет заказчика, ведь все они хоть и работают по одному порядку, но имеют разные инструменты для работы уполномоченных лиц.
Поэтому в любом случае именно заказчик должен определить и утвердить четкую модель работы уполномоченных лиц, которая будет действовать именно в его организации, очертить зону ответственности и определить функциональные обязанности каждого уполномоченного лица.
Важно, чтобы зона ответственности каждого конкретного уполномоченного лица была четко определена в приказе о его назначении (трудовом договоре (контракте), заключенном с таким уполномоченным лицом), Положении об уполномоченном лице (лицах).
Такой подход позволит обезопасить от нарушений и работу уполномоченных лиц и закупки заказчика.
Кто формирует годовой план закупок в электронной системе закупок
Чтобы зафиксировать утверждение годового плана закупок протоколом, он условно должен быть на бумаге, а уже потом будет обнародован в электронной системе закупок.
В зависимости от того, кто из УО утверждает годовой план закупок, тот обнародует его в системе и накладывает КЭП.
Как составить годовой план филиала
По решению заказчика его обособленное подразделение может осуществлять закупку самостоятельно для удовлетворения потребностей такого подразделения. В таком случае предмет закупки определяется заказчиком отдельно для обособленного подразделения. Информация о необходимости закупки, которая должна быть осуществлена обособленным подразделением, вносится в годовой план заказчика.
Планирование для заказчиков, имеющих филиалы
Понятия обособленных подразделений содержат Гражданский и Хозяйственный кодексы Украины (далее – ГКУ, ХКУ).
Согласно статье 95 ГКУ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождение и осуществляющее все или часть его функций. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождение и осуществляющее представительство и защиту интересов юридического лица. Филиалы и представительства не являются юридическими лицами.
Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденного им положения. Руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании выданной им доверенности.
Сведения о филиалах и представительствах юридического лица включаются в единый государственный реестр.
Вместе с тем согласно статье 55 ХКУ субъектами хозяйствования признаются участники хозяйственных отношений, которые осуществляют хозяйственную деятельность, реализуя хозяйственную компетенцию (совокупность хозяйственных прав и обязанностей), имеют обособленное имущество и несут ответственность по своим обязательствам в пределах этого имущества, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Субъектами хозяйствования являются, в частности, хозяйственные организации – юридические лица, созданные в соответствии с ГКУ, государственные, коммунальные и другие предприятия, созданные в соответствии с ГКУ, а также другие юридические лица, осуществляющие хозяйственную деятельность и зарегистрированные в установленном законом порядке. Субъекты хозяйствования, указанные в пункте первой части второй статьи 55 ХКУ, вправе открывать свои филиалы, представительства, другие обособленные подразделения без создания юридического лица.
Учитывая изложенное филиалы, представительства и другие обособленные подразделения юридических лиц могут осуществлять закупку товаров, работ и услуг самостоятельно для удовлетворения собственных потребностей, при наличии решения заказчика - юридического лица. В таком случае предмет закупки определяется заказчиком отдельно для обособленного подразделения, а способ закупки выбирается в зависимости от стоимостных границ предмета закупки, определенного для обособленного подразделения.
При этом информация о необходимости закупки, которая должна быть осуществлена обособленным подразделением, вносится как в годовой план обособленного подразделения, так и в годовой план заказчика.
Технически это реализовано таким образом, что УО заказчика, обнародуя строки годового плана, выбирает в электронной системе закупок или закупка планируется на проведение ею или другим подразделением. В последнем случае, УО ответственного подразделения сможет продублировать соответствующую строчку годового плана закупок в своем электронном кабинете.
Важно учитывать, что положения Особенностей не распространяется на внутренние подразделения (отделы, управления, департаменты и т.п.) в структуре заказчика, которые не являются обособленными согласно требованиям действующего законодательства.
