Наприкінці 2024 року замовники планують свої закупівлі на наступний рік. Однак, як бути, якщо уповноважених осіб в організації, приміром дві або три? Чи потрібен зведений річний план, чи кожна УО публікує план закупівель, за які безпосередньо відповідає? Як планувати закупівлі, якщо уповноважених осіб декілька?
Закінчується 2024 рік, і всі замовники повинні організувати здійснення закупівель у своїй організації уповноваженими особами. Кожен замовник самостійно вирішує скільки уповноважених осіб йому потрібно для здійснення закупівель, виходячи із аналізу обсягів та потреб минулорічних закупівель.
Закон України «Про публічні закупівлі» передбачає, що замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель (ч. 3 ст. 11 Закону про публічні закупівлі).
У інформаційному листі Мінекономіки від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06 «Щодо організації закупівельної діяльності замовника» зазначено: «Оскільки кількість уповноважених осіб новою редакцією Закону не встановлена, замовник визначає достатню кількість таких осіб з урахуванням потреби та обсягів закупівель конкретної організації».
Нагадаємо, що уповноважена особа відповідає за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та, зокрема планує закупівлі і формує річний план закупівель в електронній системі закупівель (ст. 11 Закону № 922).
Планувати та відображати закупівлі в ЕСЗ можуть одночасно всі уповноважені особи замовника, якщо кожна з них буде відповідальною за конкретні закупівлі. При цьому замовникам необхідно завчасно здійснювати консолідацію потреб у товарах, роботах та послугах.
Міністерство рекомендує замовникам самостійно в Положенні про уповноважену особу (осіб) визначати (далі – Положення) функціональні обов’язки таких осіб.
При цьому важливо, щоб плануючи закупівлі, за які відповідає кожна уповноважена особа окремо, вони не порушили норми Закону про заборону ділити предмет закупівель.
Зміни до Положення про уповноважену особу: коли потрібні
Коли варто складати консолідований річний план
Замовнику заборонено ділити предмет закупівлі на частини, аби уникнути проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної Особливостями (п. 6 Особливостей)..
Тож обов’язковою передумовою для затвердження уповноваженими особами своїх річних планів є попередня розробка загального по організації замовника проєкту річного плану закупівель, що включатиме аналіз потреби, збір інформації від внутрішніх підрозділів організації замовника, консолідацію потреб, визначення предметів закупівель тощо.
|
Із сервісом швидко визначатимете, скільки зберігати закупівельні документи.
Знатимете мінімальний строк зберігання, а також чому його треба продовжити і на скільки.
Дізнатися строк зберігання
|
Такі дії повинні бути реалізовані ще до оприлюднення уповноваженою (ними) особою (ами) річного плану закупівель 2025.
Нагадаємо, що річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в ЕСЗ протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Тож перед тим як затверджувати річний план закупівель, кожна уповноважена особа повинна впевнитися, що в цілому по організації не відбудеться неправомірного поділу предмета закупівлі.
Хто відповідає за зведений річний план
Підготовку та формування консолідованої потреби для формування річного плану закупівель може здійснювати уповноважена особа замовника, що буде визначена ним відповідальною за цю роботу, а може й інший працівник замовника чи відповідальний структурний підрозділ.
Для забезпечення належної консолідації потреб замовника йому варто чітко регламентувати процес планування закупівель. Зокрема визначити порядок здійснення закупівель чи/та порядок взаємодії між структурними підрозділами тощо.
Внутрішніми документами замовника слід, зокрема:
- призначити відповідальних осіб та/або структурні підрозділи організації замовника, що взаємодіють при формуванні потреб у закупівлях;
- визначити строки та форму обміну інформацією;
- встановити порядок інформування щодо її зміни, тощо.
В Положенні про уповноважену особу необхідно передбачити порядок її дій, залежно від обраної моделі формування потреби у закупівлях, що, по суті, є зведеним річним планом закупівель.
Якщо замовник визначить відповідальним за консолідацію потреби у закупівлях не уповноважену особу, то Положення може містити умову, що УО приймає рішення про затвердження річного плану закупівель на підставі інформації наданої відповідальною особою чи підрозділом, визначеним замовником.
Якщо ж за консолідацію закупівель відповідає одна уповноважена особа, то у Положенні варто передбачити, яким чином з нею взаємодіють інші УО щодо зведеного річного плану.
Річний план уповноваженої особи: як планувати
До основних функцій УО належить планування закупівель та формування річного плану закупівель в електронній системі закупівель. Тож, як зазначено вище це може робити як одна УО так і декілька.
Якщо кожна УО формує свій річний план закупівель і оприлюднює його, то він має бути сформований на основі консолідованого проєкту річного плану закупівель, що включає всі потреби замовника у закупівлях, що плануються. Тобто, з консолідованого проєкту річного плану закупівель розподіляються закупівлі за УО і вже вони затверджують їх в річному плані закупівлі і оприлюднюються в системі.
Наприклад, вони можуть отримувати інформацію про закупівлі від УО, що їх консолідує, і далі затверджувати власний річний план закупівель. При цьому варто передбачити, як будуть вноситися зміни до річного плану закупівель, зокрема ким вони будуть ініційовані та у який строк відбуватиметься обмін інформацією між уповноваженими особами.
Якщо одна УО відповідає за консолідацію річного плану закупівель і оприлюднення його в електронній системі закупівель, то інші УО можуть просто оголошувати процедури закупівлі, застосовуюси інформацію з оприлюдненого плану.
Тетяна Мішта експерт, заступник директора департаменту публічних закупівель, конкурентної політики та гуманітарної сфери Мінекономіки
Дізнайтеся: які обов’язки покладають на УО; як і навіщо УО створювати робочу групу; чому УО потрібно вносити персональні дані в системі
Наприклад, коли одна уповноважена особа затверджує річний план закупівель та вносить зміни до нього, а інші уповноважені особи оголошують свої закупівлі із цього річного плану або вказуючи відповідне ID рядка такого річного плану закупівель. У такому випадку важливо розробити порядок надання інформації щодо запланованих закупівель уповноваженим особам, які їх оголошуватимуть. Крім того, важливо погодити технічну реалізацію даного процесу з електронним майданчиком, на якому створено електронний кабінет замовника, адже всі вони хоч і працюють за одним порядком, але мають різні інструменти для роботи уповноважених осіб.
Тож у будь-якому випаду, саме замовник повинен визначити та затвердити чітку модель роботи уповноважених осіб, що буде діяти саме в його організації, окреслити зону відповідальності та визначити функціональні обов’язки кожної уповноваженої особи.
Важливо, щоб зона відповідальності кожної конкретної уповноваженої особи була чітко визначена в наказі про її призначення (трудовому договорі (контракті), що укладено з такою уповноваженою особою), Положенні про уповноважену особу (осіб).
Такий підхід дозволить убезпечити від порушень і роботу уповноважених осіб, і закупівлі замовника.
Хто формує річний план закупівель в електронній системі закупівель
Для того щоб зафіксувати затвердження річного плану закупівель протоколом, він умовно повинен бути на папері, а вже потім буде оприлюднений в електронній системі закупівель.
В залежності від того, хто з УО затверджує річний план закупівель, той і оприлюднює його в системі та накладає КЕП.
Як скласти річний план відокремленого підрозділу
За рішенням замовника його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.
Планування для замовників, які мають філії
Поняття відокремлених підрозділів містять Цивільний та Господарський кодекси України (далі - ЦКУ, ГКУ).
Згідно з статтею 95 ЦКУ філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. Представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи. Філії та представництва не є юридичними особами.
Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення. Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності.
Відомості про філії та представництва юридичної особи включаються до єдиного державного реєстру.
Разом з тим, згідно зі статтею 55 ГКУ суб'єктами господарювання визнаються учасники господарських відносин, які здійснюють господарську діяльність, реалізуючи господарську компетенцію (сукупність господарських прав та обов'язків), мають відокремлене майно і несуть відповідальність за своїми зобов'язаннями в межах цього майна, крім випадків, передбачених законодавством. Суб'єктами господарювання є, зокрема, господарські організації – юридичні особи, створені відповідно до ЦКУ, державні, комунальні та інші підприємства, створені відповідно до ЦКУ, а також інші юридичні особи, які здійснюють господарську діяльність та зареєстровані в установленому законом порядку. Суб'єкти господарювання, зазначені у пункті першому частини другої статті 55 ГКУ, мають право відкривати свої філії, представництва, інші відокремлені підрозділи без створення юридичної особи.
З огляду на викладене, філії, представництва та інші відокремлені підрозділи юридичних осіб можуть здійснювати закупівлю товарів, робіт і послуг самостійно для задоволення власних потреб, за наявності рішення замовника - юридичної особи. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу, а спосіб закупівлі обирається в залежності від вартісних меж предмета закупівлі, визначеного для відокремленого підрозділу.
При цьому інформація про потребу в закупівлі, що має бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься як до річного плану відокремленого підрозділу, так і до річного плану замовника.
Технічно це реалізовано таким чином, що УО замовника, оприлюднюючи рядки річного плану, обирає в електронній системі закупівель чи закупівля планується для проведення нею, чи іншим підрозділом. В останньому випадку, УО відповідального підрозділу зможе продублювати відповідний рядок річного плану закупівель у своєму електронному кабінеті.
Важливо враховувати, що положення Особливостей не розповсюджується на внутрішні підрозділи (відділи, управління, департаменти тощо) в структурі замовника, які не є при цьому відокремленими згідно вимог чинного законодавства.
