експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Наприкінці 2021 року замовники планують свої закупівлі на наступний рік. Однак, як бути, якщо уповноважених осіб в організації, приміром дві або три? Чи потрібен зведений річний план, чи кожна УО публікує план закупівель, за які безпосередньо відповідає? Як планувати закупівлі, якщо уповноважених осіб декілька?
Закінчується 2021 рік, і всі замовники повинні організувати здійснення закупівель у своїй організації уповноваженими особами. Кожен замовник самостійно вирішує скільки уповноважених осіб йому потрібно для здійснення закупівель, виходячи із аналізу обсягів та потреб минулорічних закупівель.
У інформаційному листі Мінекономіки від 10.04.2020 № 3304-04/24218-06 «Щодо організації закупівельної діяльності замовника» зазначено: «Оскільки кількість уповноважених осіб новою редакцією Закону не встановлена, замовник визначає достатню кількість таких осіб з урахуванням потреби та обсягів закупівель конкретної організації».
Нагадаємо, що уповноважена особа відповідає за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та, зокрема планує закупівлі і формує річний план закупівель в електронній системі закупівель (ст. 11 Закону № 922).
Планувати та відображати закупівлі в ЕСЗ можуть одночасно всі уповноважені особи замовника, якщо кожна з них буде відповідальною за конкретні закупівлі. При цьому замовникам необхідно завчасно здійснювати консолідацію потреб у товарах, роботах та послугах.
Міністерство рекомендує замовникам самостійно в Положенні про уповноважену особу (осіб) визначати (далі – Положення) функціональні обов’язки таких осіб.
При цьому важливо, щоб плануючи закупівлі, за які відповідає кожна уповноважена особа окремо, вони не порушили норми Закону про заборону ділити предмет закупівель.
Відповідно до ч. 10 ст. 3 Закону № 922 замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів/спрощених закупівель або застосування цього Закону, зокрема положень частини третьої статті 10 цього Закону.
Таким чином обов’язковою передумовою для затвердження уповноваженими особами своїх річних планів є попередня розробка загального по організації замовника проєкту річного плану закупівель, що включатиме аналіз потреби, збір інформації від внутрішніх підрозділів організації замовника, консолідацію потреб, визначення предметів закупівель тощо.
Такі дії повинні бути реалізовані ще до оприлюднення уповноваженою (ними) особою (ами) річного плану закупівель 2022.
Нагадаємо, що річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в ЕСЗ протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Підготовку та формування зведеного річного плану може здійснювати уповноважена особа замовника, що буде визначена ним відповідальною за цю роботу, а може й інший працівник замовника чи відповідальний структурний підрозділ.
Для забезпечення належної консолідації річного плану закупівель замовнику варто чітко регламентувати процес планування закупівель. Зокрема визначити порядок здійснення закупівель чи/та порядок взаємодії між структурними підрозділами тощо.
Внутрішніми документами замовника слід, зокрема:
призначити відповідальних осіб та/або структурні підрозділи організації замовника, що взаємодіють при формуванні потреб у закупівлях;
визначити строки та форму обміну інформацією;
встановити порядок інформування щодо її зміни, тощо.
В Положенні про уповноважену особу необхідно передбачити порядок її дій, залежно від обраної моделі формування потреби у закупівлях, що, по суті, є зведеним річним планом закупівель.
Якщо замовник визначить відповідальним за консолідацію потреби у закупівлях не уповноважену особу, то Положення може містити умову, що УО приймає рішення про затвердження річного плану закупівель на підставі інформації наданої відповідальною особою чи підрозділом, визначеним замовником.
Якщо ж за консолідацію закупівель відповідає одна уповноважена особа, то у Положенні варто передбачити, яким чином з нею взаємодіють інші УО щодо зведеного річного плану.
Наприклад, вони можуть отримувати від неї інформацію про свої закупівлі і далі затверджувати власний річний план закупівель. При цьому варто передбачити, як будуть вноситися зміни до річного плану закупівель, зокрема ким вони будуть ініційовані та у який строк відбуватиметься обмін інформацією між уповноваженими особами.
Інший варіант, коли одна уповноважена особа затверджує річний план закупівель та вносить зміни до нього, а інші уповноважені особи оголошують свої закупівлі із цього річного плану або вказуючи відповідне ID рядка такого річного плану закупівель. У такому випадку важливо розробити порядок надання інформації щодо запланованих закупівель уповноваженим особам, які їх оголошуватимуть. Крім того, важливо погодити технічну реалізацію даного процесу з електронним майданчиком, на якому створено електронний кабінет замовника, адже всі вони хоч і працюють за одним порядком, але мають різні інструменти для роботи уповноважених осіб.
Тож у будь-якому випаду, саме замовник повинен визначити та затвердити чітку модель роботи уповноважених осіб, що буде діяти саме в його організації, окреслити зону відповідальності та визначити функціональні обов’язки кожної уповноваженої особи.
Важливо, щоб зона відповідальності кожної конкретної уповноваженої особи була чітко визначена в наказі про її призначення (трудовому договорі (контракті), що укладено з такою уповноваженою особою), Положенні про уповноважену особу (осіб).
Такий підхід дозволить убезпечити від порушень і роботу уповноважених осіб, і закупівлі замовника.
