Ексклюзивна функція ДСТУ 4163:2020 — визначати вимоги до реквізитів документів. Усього стандарт називає 32 реквізити.
Як із 01.09.2021 оформляти документи за ДСТУ 4163:2020
До 01.09.2021 вимоги до оформлення документів регламентував попередній стандарт ДСТУ 4163–2003. Він також містив 32 реквізити, але до ДСТУ 4163:2020 потрапили не всі. Деякі реквізити отримали нову назву у зв’язку зі змінами в законодавстві, деякі — взагалі більше не застосовуємо. З’явилися й нові реквізити.
Приміром, ДСТУ 4163–2003 містив реквізит «Зображення нагород». У новому стандарті такого реквізиту вже немає. Одночасно у ДСТУ 4163:2020 є вимоги до відмітки про ознайомлення, раніше жоден нормативний акт не скеровував, як її оформляти.
Різні документи містять різні реквізити, але вимоги до їх оформлення — єдині.
ДСТУ 4163:2020 визначає, які є реквізити, скеровує, як оформити кожен, і де саме розмістити його в документі.
Зверніть увагу, відповідно до пінкту 4.4 ДСТУ 4163:2020 з поміж 32 реквізитів є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили та доказовості:
Які реквізити документа є обов'язковими
Реквізити документів за ДСТУ 4163:2020
| № | Назва |
| 01 | Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим |
| 02 | Зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) |
| 03 | Найменування юридичної особи вищого рівня |
| 04 | Найменування юридичної особи |
| 05 | Найменування структурного підрозділу юридичної особи |
| 06 | Довідкові дані про юридичну особу |
| 07 | Код форми документа |
| 08 | Код юридичної особи |
| 09 | Назва виду документа |
| 10 | Дата документа |
| 11 | Реєстраційний індекс документа |
| 12 | Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь |
| 13 | Місце складення документа |
| 14 | Гриф обмеження доступу до документа |
| 15 | Адресат |
| 16 | Гриф затвердження документа |
| 17 | Резолюція |
| 18 | Відмітка про контроль |
| 19 | Заголовок до тексту документа |
| 20 | Текст документа |
| 21 | Відмітка про наявність додатків |
| 22 | Підпис |
| 23 | Відбиток печатки |
| 24 | Віза документа |
| 25 | Гриф погодження (схвалення) документа |
| 26 | Відмітка про засвідчення копії документа |
| 27 | Відомості про виконавця документа |
| 28 | Відмітка про ознайомлення з документом |
| 29 | Відмітка про виконання документа |
| 30 | Відмітка про надходження документа до юридичної особи |
| 31 | Запис про державну реєстрацію |
| 32 | Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації |
