Нагадуємо, що оформляти службові документи потрібно за національним стандартом ДСТУ 4163:2020.
Що встановлює ДСТУ та хто має ним керуватися
Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020) визначає, як оформляти реквізити документів.
ДСТУ 4163:2020 прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 і діє з 01.09.2021. Стандарт ДСТУ 4163:2020 замінів ДСТУ 4163–2003, за яким складали документи з 2003 року.
ДСТУ 4163:2020 установлює:
- склад реквізитів документів;
- вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
- вимоги до бланків та оформлення документів;
- вимоги до виготовлення документів.
ДСТУ 4163:2020 поширюється на державні органи, ОМС, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). Ці юридичні особи застосовують ДСТУ 4163:2020 обов’язково.
До чого може призвести порушення вимог ДСТУ 4163:2020
Керуйтеся ДСТУ 4163:2020, коли складаєте організаційно-розпорядчі документи.
ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема:
- організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Підстава — пункт 1.1 ДСТУ 4163:2020.
Вимоги ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення реквізитів можна поширити на всі класи уніфікованих систем документації (п. 1.3 ДСТУ 4163:2020). Наприклад, керуватися ДСТУ 4163:2020 може й бухгалтер, що оформляє фінансові документи.
Ексклюзивна функція ДСТУ 4163:2020 — визначати вимоги до реквізитів документів.
Документ складається з реквізитів, наче із «цеглинок». Так, реквізитами є, наприклад, дата, реєстраційний номер, гриф затвердження, текст, підпис, відбиток печатки. Усього стандарт називає 32 реквізити.
Різні документи містять різні реквізити, але вимоги до їх оформлення — єдині.
ДСТУ 4163:2020 визначає, які є реквізити, скеровує, як оформити кожен, і де саме розмістити його в документі.
До 01.09.2021 вимоги до оформлення документів регламентував попередній стандарт ДСТУ 4163–2003. Він також містив 32 реквізити, але до ДСТУ 4163:2020 потрапили не всі. Деякі реквізити отримали нову назву у зв’язку зі змінами в законодавстві, деякі — взагалі більше не застосовуємо. З’явилися й нові реквізити..
