З листа до редакції: «У нашому тендерному комітеті шість членів. Один пішов у відпустку, а один захворів. А саме треба затвердити додатки до річного плану. Що робити, аби затвердити протокол засідання ТК: призначити тимчасово якогось працівника членом тендерного комітету? Чи усе-таки чотири члени ТК — це вже кворум? Допоможіть, бо в Законі про публічні закупівлі про кворум тендерного комітету нічого не сказано»
Хоч сезон масових відпусток позаду, однак не можна сподіватися, що кожен із членів тендерного комітету (ТК) щодня буде на робочому місці — адже вони живі люди. А приймати рішення треба постійно. Як же організувати роботу ТК в установі, щоб він працював на відмінно завжди?
Головний закупівельний закон стверджує, що організація роботи ТК — у руках замовника. Адже і склад ТК, і положення про нього затверджує своїм рішенням замовник (п. 2 ст. 11 Закону № 922). Виходить, Закон дає можливість замовнику передбачити виходи на всі випадки роботи ТК. Як і в якому документі — про це далі.
Закон № 922 визначає, хто не може бути членом ТК:
посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей;
народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.
І ось те, що нас цікавить: скільки ж має бути членів ТК? До ТК має входити не менше п’яти осіб. Але не завжди.
Буває, що штат замовника малий — менше п’яти людей. Тоді всі службові (посадові) особи замовника мають увійти до складу ТК.
Керує роботою тендерного комітету його голова. Він організовує роботу комітету та несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій. Голову тендерного комітету призначає замовник. Для цього він має видати розпорядження (наказ).
Закон № 922 визначив головне в організації роботи ТК й у пункті 5 статті 11 дав Уповноваженому органу вказівку розробити спеціальний, більш детальний документ. Мінекономрозвитку виконало розпорядження законодавця й наказом від 30.03.2016 № 557 затвердило Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб). Саме тут деталізовано роботу ТК — Примірне положення визначає:
правовий статус діяльності тендерного комітету;
загальні організаційні та процедурні засади;
права, обов’язки та відповідальність його членів.
А тепер увага, дістаємося моменту істини — пункту 2.5 Примірного положення: формою роботи комітету є засідання, яке є правомочним за присутності на ньому не менше двох третин членів комітету.
А далі ще: за Примірним положенням рішення з питань, що їх розглядають на засіданнях комітету, приймають простою більшістю голосів. У разі рівного розподілу голосів голос голови комітету є вирішальним (п. 2.6 Примірного положення).
Коли це положення Примірне, то замовники не зобов’язані суворо дотримувати його норм. Вони мають на його основі скласти та затвердити власне Положення про тендерний комітет.
Отже, щоб ваш тендерний комітет працював безперебійно, пропишіть у ньому:
кількість членів тендерного комітету, за якої засідання комітету є правомочним;
порядок прийняття рішення тендерного комітету;
порядок визначення заступника голови та секретаря тендерного комітету, а також того, хто виконуватиме їхні обов’язки у разі тимчасової відсутності.
Виходить, у нашій ситуації якраз усе гаразд: чотири члени тендерного комітету із шести — це і є дві третини, тобто кворум. І не треба призначати тимчасово працівника членом тендерного комітету.
Функції тендерного комітету
Тендерний комітет:
• планує закупівлі, складає та затверджує річний план закупівель;
• здійснює вибір процедури закупівлі;
• проводить процедури закупівель;
• забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;
• забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом № 922;
• забезпечує оприлюднення інформації та звіту щодо публічних закупівель відповідно до Закону;
• здійснює інші дії, передбачені Законом № 922.
Рішення тендерного комітету або уповноваженої особи оформлюють протоколом. У рішенні відображають результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні тендерного комітету, з кожного питання. Протокол підписують усі члени комітету, присутні на його засіданні, або всі уповноважені особи. У разі відмови члена тендерного комітету або однієї з уповноважених осіб підписати протокол про це зазначають у протоколі з обгрунтуванням причин відмови. (п. 4 ст. 11 Закону № 922)
Порада. Якщо ви випустили з уваги таку деталь, як правомочний склад ТК, просто внесіть у Положення про тендерний комітет зміну — уточніть усі потрібні обставини.
