Про допороги в системі та як взаємодія з учасником під час періоду уточнень допоможе поліпшити результат закупівлі - читайте в статті
Для замовників, які прагнуть вдало закупити товари, роботи, послуги, допорогові закупівлі через електронну систему мають істотні переваги.
По-перше, це можливість збільшити конкуренцію серед учасників. А отже — закупити предмети закупівель, які матимуть вищу якість за меншу ціну.
По-друге, у таких закупівлях — чіткі та єдині правила, всі бачать оприлюднені документи і можуть їх аналізувати. А це — збільшує довіру між учасниками і замовником.
По-третє, так покращується організація закупівельної діяльності. Сучасні технології та підходи дають змогу розвиватися і замовникам, і учасникам.
Допороговими вважають закупівлі, вартість яких становить:
За Законом України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII допорогові закупівлі в системі — право замовника, але не обов’язок. Тож замовники можуть проводити допорогові закупівлі товарів, робіт і послуг через електронну систему за власним бажанням або за рішенням органу вищого рівня.
Для цього вони розробляють і затверджують власне Положення про порядок проведення допорогових закупівель (далі — Положення). Основа для такого документа — Порядок здійснення допорогових закупівель, затверджений наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 № 35. Попри те що це не нормативний документ і його вимоги не є обов’язковими для всіх замовників, він докладно визначає етапи проведення електронних торгів, вимоги до них та інформацію, яку треба завантажити. Отож, якщо врахувати його норми у власному Положенні, це допоможе вдало провести процедуру закупівлі.
А провести допорогову закупівлю в системі не важко. Варто лише дотримати правил електронних торгів і наших порад.
Вибір майданчика
Електронна система закупівель має центральну базу даних і низку майданчиків, які дають доступ до неї. Замовник насамперед обирає у системі майданчик, який підходить йому найбільше. Варто дізнатися про додатковий функціонал майданчика, він може бути корисним. А ще — перевірити, чи оперативно у сall-центрі майданчика надають консультацію та юридичну підтримку.
Планування
Усі закупівлі мають бути заплановані. Допорогові — не виняток. Їх вносять до додатка до річного плану закупівель за формою річного плану, затвердженою наказом Мінекономрозвитку від 22.03.2016 № 490.
Перед закупівлею замовники аналізують ринок, аби з’ясувати, скільки коштує той чи той предмет закупівлі. Це дає змогу коректно визначити очікувану вартість закупівлі.
Оголошення
Допорогові закупівлі офіційно стартують, коли замовник розмістив:
- оголошення в системі;
- інші документи, які містять технічні, кваліфікаційні характеристики предмета закупівлі, вимоги до учасників.
В оголошенні замовник зазначає предмет закупівлі і її бюджет, інформацію про тендерне забезпечення, якщо він вирішив його вимагати. А ще — розмір мінімального кроку пониження ціни.
Для допорогів крок аукціону обмежений. Він може становити від 0,5% до 3% очікуваної вартості закупівлі.
В оголошенні замовник зазначає також кінцевий строк періодів уточнень і подання пропозицій. Адже кожен етап допорогових закупівель в системі відбувається за встановленими строками (див. схему). Тривалість періодів уточнень і подання пропозицій має мінімальні обмеження, що залежать від вартості предмета закупівлі.
Етапи допорогових закупівель і мінімальні строки їх тривалості
Допорогова закупівля в електронній системі відбувається за п’ять етапів.
1. Період уточнень
На цьому етапі учасники уважно вивчають вимоги замовника, дізнаються у нього все, що їм незрозуміло про предмет закупівлі чи про документи, які вони мають подати. Усі запитання — анонімні.
Замовник за потреби вносить зміни до оголошення та вимог до документів.
Завершення періоду уточнень автоматично є початком періоду подання пропозицій.
2. Подання пропозицій
Як зрозуміло з назви, учасники на цьому етапі подають свої пропозиції. А ось запитання вони вже не можуть ставити. Та й замовник вже не може змінювати інформацію в оголошенні.
Коли період подання пропозицій завершується, всі сторони очікують на аукціон.
3. Аукціон
Дату і час початку аукціону система призначає сама. Як правило — це наступний робочий день після закінчення етапу подання пропозицій. Аукціон відбувається лише в робочий час — із 9:00 до 18:00 год.
Аукціон не призначають у святковий чи вихідний день або на 21:00.
До аукціону замовник не бачить, хто саме прийшов до нього на аукціон, скільки учасників, їхні тендерні пропозиції.
Аукціон у системі для допорогових закупівель проходить стандартно, як і для решти процедур. Він має три раунди, протягом яких учасники торгуються. Виграє той, хто запропонував найменшу ціну.
Починається аукціон точно у призначений день і час. Напередодні усі учасники отримують посилання, за яким вони зможуть перейти для участі в аукціоні.
У I раунді аукціону система не показує назви учасників, але відкриває їхні ціни. Вона ранжує учасників у порядку від найнижчої цінової пропозиції до найвищої. Учасник, який подав найвищу цінову пропозицію, робить ставку першим. Далі — наступний. Останнім робить ставку той, хто запропонував найнижчу ціну.
Після I раунду аукціону система оновлює інформацію і знову ранжує учасників за їх ціновими пропозиціями.
У II раунді той, у кого виявилася найвища ціна, робить ставку першим. Учасник з найнижчою пропозицією за результатом I раунду робитиме ставку останнім.
Аналогічно проходить і III раунд. Після його закінчення відбувається автоматична оцінка пропозицій, які взяли участь в аукціоні. Якщо для оцінки замовник застосовував не тільки критерій ціни, а й нецінові критерії, система сама визначить приведену ціну.
Тепер система розкриває інформацію про учасників: їх назву, цінові пропозиції, всі подані документи. Тобто час переходити до проведення кваліфікації.
4. Кваліфікація
За результатами аукціону замовник переходить до кваліфікації учасника з найнижчою ціновою пропозицією. Він перевіряє, чи всі вимоги, висунуті на етапі оголошення закупівлі, учасник виконав. А саме:
- чи надав він усі довідки;
- чи відповідає якість продукції необхідним технічним та іншим характеристикам.
У разі дискваліфікації учасника, який запропонував найменшу ціну, замовник публікує в системі сканкопію документа з відповідним аргументованим рішенням.
Якщо ж пропозиція учасника з найменшою ціною не відповідає умовам закупівлі або ж такий учасник відмовляється укладати договір, замовник розглядає наступну за величиною цінову пропозицію учасника. Коли є кілька однакових за ціною пропозицій — першою він розглядатиме ту, яку подали раніше.
Відміняє торги замовник лише тоді, коли пропозицій учасників не залишилося.
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
5. Укладання договору
Якщо замовник визначив переможця, який відповідає висунутим вимогам, час укладати договір.
Договір розміщують в системі, і система автоматично закриває процедуру.
Після завантаження договору (або іншого документа, що засвідчує виконання зобов’язань) закупівля переходить у статус «Завершена». Для завершення закупівлі у замовника є лише 30 днів після закінчення строку подання пропозицій.
