Керівник замовника-бюджетника вирішив у липні передплатити журнал «Держзакупівлі». Установа вищого рівня затвердила кошти на передплату періодики у кошторисі на вересень. Але ж фаховий журнал потрібен вже зараз. Без нього важко проводити правильно процедури закупівель, та й нововведення в сфері закупівель можна прогавити. Як бути?
Ідеальний варіант — унести зміни до кошторису та передплатити видання зараз. Якщо ви вирішите йти цим шляхом, пам’ятайте: це потребує певного часу та погодження з установою вищого рівня.
Ми пропонуємо менш клопіткий варіант — оформити передплату на журнал «Держзакупівлі» за гарантійним листом, тобто з відстроченням платежу. Для цього — дійте за алгоритмом.
Як діяти крок за кроком
Після того, як керівник вирішив оформити передплату, виконайте такі дії.
КРОК 1. Зателефонуйте до відділу продажу Цифрового видавництва Експертус за номером 0 800 21 12 20. Повідомте оператору, що ви бажаєте отримувати журнал «Держзакупівлі», а кошти зможете перерахувати пізніше.
Надайте свою електронну пошту, аби отримати необхідні документи.
КРОК 2. Отримайте на електронну пошту від Цифрового видавництва Експертус необхідні документи: договір, рахунок, накладну та зразок гарантійного листа на передплату журналу.
КРОК 3. Обумовте з менеджером Цифрового видавництва Експертус всі деталі, а саме:
- електронне чи друковане видання ви передплачуватимете;
- період передплати;
- напрям використання;
- КЕКВ, за яким оплачуватимете періодику;
- можливість оплати з відстроченням платежу.
КРОК 4. Заповніть в отриманих документах необхідні реквізити та підпишіть
з Цифровим видавництвом Експертус договір на передплату журналу «Держзакупівлі».
КРОК 5. Заповніть гарантійний лист, унесіть за потреби свої правки.
Обов’язково вкажіть:
- номер і дату вихідного документа;
- адресата (кому надсилаєте гарантійний лист) — назву організації та П. І. Б. посадової особи, якій адресуєте лист (генеральному директору Цифрового видавництва Експертус Теплякову А. В.);
- зобов’язання — в якому обсязі і в які терміни ви їх виконаєте. Обов’язково напишіть — «оплату гарантуємо»;
- банківські реквізити замовника.
Як провести спрощену закупівлю на майданчику за 5 кроківГарантійний лист гарантує виконання зобов’язань сторонами угоди.
Складіть гарантійний лист на фірмовому бланку або поставте кутовий штамп із реквізитами установи (назва, форма власності, банківські реквізити та фактична адреса). Зареєструйте лист як вихідний документ. У правому верхньому куті вкажіть реквізити адресата (повне найменування організації, посаду та П. І. Б. керівника).
У листі зазначте термін, до якого гарантуєте оплату за журнал «Держзакупівлі». А також суму угоди — цифрами та прописом.
У кінці документа обов’язково вкажіть повне найменування, банківські реквізити та юридичну адресу вашої установи.
Гарантійний лист підписує керівник установи. Його підпис завірте печаткою.
КРОК 6. Паперові варіанти договору та гарантійного листа надішліть до Цифрового видавництва Експертус. Аби раніше отримати журнал «Держзакупівлі», відправте електронною поштою скановані договір та гарантійний лист. Так видання вам надійде ще до того, як його оплатите.
КРОК 7. Отримуйте професійне видання. Виконайте зобов’язання — оплатіть видання протягом строку, який зазначили в гарантійному листі.
Як бути з оплатою журналу «Держзакупівлі», ми щойно з’ясували. Далі розглянемо, як обліковувати передплату періодики.
За яким КЕКВ придбавати
Аби обрати КЕКВ для оплати періодичних видань, визначте, з якою метою ви їх придбаваєте. Тобто для того, щоб отримати оперативну професійну інформацію чи щоб поповнити бібліотечні фонди.
Визначайте КЕКВ для оплати періодичних видань за Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333 (далі — Інструкція № 333). Вона передбачає:
Відстрочку платежу надають
за гарантійним листом, у якому є зобов’язання оплатити отримані цінності в обумовлені терміни
- КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» — для придбання або передплати періодичних, довідкових, інформаційних видань, у т. ч. електронних, та отримання професійної інформації;
- КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування» — для поповнення музейних та бібліотечних фондів;
- КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» — для сплати послуги за доставку видань у разі, коли передплачуєте періодичні друковані видання через поштові відділення ПАТ «Укрпошта», або для сплати послуги з доступу до електронного журналу. Але за умови, що саме це передбачає договір (абз. 8 пп. 1 пп. 2.2.4 Інструкції № 333).
Закупівлі-2021: плануємо за новими вимогами
Як обліковувати
Операції з передплати періодичних видань обліковуйте за Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.
Бюджетні установи проводять передплату періодичних видань на строк не більше одного року (пп. 5 п. 1 постанови КМУ «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 23.04.2014 № 117).
Дозвіл на передплату надає головний розпорядник бюджетних коштів у вигляді наказу або розпорядження.
Передплата на 2018 рік
Витрати на передплату періодичних видань за 2018 рік — на місяць, квартал, півріччя — це витрати поточного періоду. У складі витрат майбутніх періодів їх не відображають. Тож обліковуйте їх на субрахунку 2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість».
Якщо періодичні видання потрібні, щоб поповнити бібліотечні фонди, віднесіть витрати на їх придбання на субрахунок 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи». А після того, як вони будуть введені в експлуатацію, — на субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди».
Передплата на 2019 рік
Для обліку витрат, які проведені у звітному періоді та які відносять на витрати в майбутніх звітних періодах, передбачений субрахунок 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів». На ньому обліковуйте передплату періодичних видань, яку оформили у поточному році на наступний рік, так:
- за дебетом — накопичені витрати майбутніх періодів;
- за кредитом — списання витрат майбутніх періодів та включення їх до складу витрат звітного періоду.
Тож якщо ви оформили передплату на будь-який період 2019 року, такі витрати у поточному році віднесіть до складу витрат майбутніх періодів. І відобразіть на дебеті субрахунку 2911.
⚡️ Закупівлі-2021: плануємо за новими вимогами
Списання
Витрачені кошти списуйте на витрати за дебетом субрахунків 8013 або 8113 «Матеріальні витрати». Робіть це щомісяця, щокварталу чи щопівроку залежно від того, який із періодів закриття попередньої оплати періодичних видань ви зафіксували у Положенні про облікову політику.
Відображення в обліку передплати на електронне видання покажемо на Прикладі.
Замовник-бюджетник у липні 2018 року оформив передплату на електронний журнал «Держзакупівлі» на 12 місяців. До передплати увійшли електронні видання на II півріччя 2018 року та I півріччя 2019 року. Вартість річної передплати становить 3500 грн. У липні 2018 року кошти за електронні видання бухгалтерська служба перерахувала повністю.
Вартість отриманих періодичних видань відповідно до наказу про облікову політику установа зараховує до складу витрат поточного періоду щокварталу.
Як відобразити у бухобліку такі операції?
Річну передплату електронного журналу «Держзакупівлі», яку оформили у червні 2018 року, відображайте так:
• на I півріччя 2018 року — у складі витрат поточного періоду;
• на II півріччя 2019 року — як витрати майбутніх періодів.
Витрати щокварталу списуйте на витрати за дебетом субрахунку 8013 «Матеріальні витрати».
У бухобліку передплату електронного видання відображайте за проведеннями, наведеними у Таблиці.
| Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | |
|---|---|---|---|
| Дт | Кт | ||
| У 2018 році | |||
| Проведена передоплата за електронний журнал «Держзакупівлі» на 12 місяців | 2117 | 2313 | 3500 |
| Витрати на передплату електронного журналу «Держзакупівлі» віднесені до витрат майбутніх звітних періодів | 2911 | 2117 | 1750 |
| Включено до витрат поточного періоду вартість електронного журналу «Держзакупівлі» (щокварталу) | 8013 | 2117 | 1750 |
| Віднесено витрати поточного періоду на фінансовий результат виконання (щокварталу) | 5511 | 8013 | 1750 |
| У 2019 році | |||
| Списано на витрати поточного періоду кошти, раніше враховані у складі витрат майбутніх періодів (щокварталу) | 8013 | 2911 | 1750 |
| Віднесено витрати поточного періоду на фінансовий результат виконання кошторису (щокварталу) | 5511 | 8013 | 1750 |
✅ Для вас цілу добу будуть відкриті статті, відеороз'яснення, зразки документів
Облік розрахунків
Облік розрахунків ведіть за попередньою оплатою із дебіторами у меморіальному ордері № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з дебіторами», форма якого затверджена наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755 (далі — Наказ № 755).
У формах № 7 та № 1-дс «Баланс» відобразіть поточну дебіторську заборгованість та витрати майбутніх періодів.
Приміром, установа оформила передплату періодичних видань на липень — серпень, а оплатить її за гарантійним листом 23 серпня. У такому разі після сплати у липні бухгалтер обліковує такі розрахунки у меморіальному ордері № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з кредиторами», форма якого затверджена Наказом № 755.
Відобразіть суму плати за субрахунком 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» або 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами». Суму оборотів за меморіальними ордерами за відповідними субрахунками перенесіть до книги «Журнал-головна».
Отже, замовники-бюджетники можуть оформити передплату на професійне видання «Держзакупівлі» з відстроченням платежу. Для цього слід обумовити кінцевий термін оплати, правильно оформити гарантійний лист та надати його до Цифрового видавництва Експертус.
