Пояснимо, що робити та як зареєструвати зобов’язання за договором, якщо припустилися помилки у річному плані чи звіті про результати проведення закупівлі. Скачайте зразок про виправлення технічної помилки в річному плані
Оформите протокольні рішення правильно✔️ Сформуєте тендерну документацію за чинним законодавством ✔️ Встановите вимоги, щоб отримати надійного постачальника ✔️ Зможете знайти потрібну інформацію, щоб перевірити учасника ✔️Знатимете, на які умови договору спиратися, коли контрагент неякісно виконуватиме свої зобов’язання ✔️ Змінюватимете умови договору лише в законний спосіб
Не помиляється лише той, хто нічого не робить. В уповноважених осіб (УО) — робота напружена і непередбачувана. Тому можуть траплятися й помилки. Особливо прикро, коли допущені помилки спричиняють проблеми з реєстрацією бюджетних зобов’язань за вже укладеними договорами.
Пояснимо, як діяти УО, яка припустилася помилок під час закупівель.
Хто перевіряє помилки в документах перед реєстрацією зобов’язань
Законодавство наділяє органи Казначейства контрольними функціями у сфері публічних закупівель. Коли органи Казначейства їх виконують, керуються Законом № 922 та іншими нормативно-правовими актами, які діють у цій сфері.
Що ж перевіряють казначеї в ЕСЗ, коли реєструють зобов’язання за договором?
Орган Казначейства перш ніж проводити оплату за договором про закупівлю, має перевірити наявність документів, що підтверджують проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, за результатами якої замовник уклав договір про закупівлю(п.1 ч. 2 ст. 7 Закону № 922). А саме, наявність:
річного плану;
договору про закупівлю;
звіту про результати проведення закупівлі з використанням ЕСЗ.
Увага! Щоб перевірити наявність цих документів, казначеї мають переглядати документи, розміщені в ЕСЗ (ч. 2 ст. 7 Закону № 922).
Чи можна виправляти помилки в розміщеній в ЕСЗ інформації про закупівлю
Для реєстрації зобов’язань в органах Казначейства та їх оплати перепоною можуть стати не лише законодавчі вимоги.
Органи Казначейства мають опрацювати договори про закупівлю разом із документами, які:
підтверджують, що замовник застосував законодавство у сфері публічних закупівель;
замовник самостійно оприлюднює в ЕСЗ.
Під час роботи над такими документами у казначеїв можуть виникати запитання до їх оформлення в частині невідповідності один одному. Зокрема, коли заповнена в таких документах інформація різниться.
Ані Закон № 922, ані інші нормативно-правові акти не визначають механізму, за яким замовник виправляє технічні (механічні) помилки, які допустив в інформації та документах з питань публічних закупівель. Проте немає й заборони виправляти такі помилки.
Процедуру розміщення інформації про закупівлі, яку оприлюднюють на вебпорталі уповноваженого органу у складі ЕСЗ, подання інформації, документів, звернень та скарг, одержання повідомлень через ЕСЗ визначає Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 (далі — Порядок № 1082). Замовник, щоб розмістити інформацію:
заповнює електронні поля в ЕСЗ;
завантажує документи через автоматизоване робоче місце замовника (п. 3 Порядку № 1082).
Увага! Оприлюднення/розміщення інформації — її наявність в ЕСЗ в інтерактивному режимі реального часу (п. 10 Порядку № 1082)
Механізму виправлення технічних (механічних) помилок, які замовник допустив, коли заповнював документи, Порядок № 1082 також не містить. З огляду на це, орієнтуватимемося на зміст статті 11 Закону № 922.
Після того, як УО оприлюднила інформацію про закупівлю чи документ з питань публічних закупівель з помилкою чи невідповідністю, вона може ухвалити рішення про виправлення таких помилок. Для цього слід оформити рішення протоколом УО і підписати його.
Скачайте зразок протоколу, щоб оформити рішення уповноваженої особи про виправлення технічної помилки в річному плані після його оприлюднення в електронній системі закупівель.
Як виправляти помилки в оформленні документів під час реєстрації зобов’язань
Для того щоб під час реєстрації зобов’язань усунути обставини, за яких казначеї не проводять оплати та не допускають платежів за договором про закупівлю, службова чи уповноважена особа замовника подає Казначейству разом із іншими документами складений протокол та лист. Так діяти у разі технічних (механічних) помилок рекомендує й Казначейство (лист від 11.12.2019 № 24-10-08/21940).
Увага! Відповідальність за порушення вимог, які установлює Закон № 922, щодо прийняття рішень, вибору і застосування процедур закупівель
Перелік випадків, коли органи Казначейства не допускають платежів з рахунка замовника, який встановлює частина 2 статті 7 Закону № 922, є вичерпним. Тож у Казначейства немає повноважень втручатися у проведення процедур закупівель.
Казначеї не можуть давати правову оцінку діям замовника, які стосуються прийнятих рішень про проведення процедури закупівлі або уникнення її проведення, аналізу річного плану закупівель, вибору конкретної процедури закупівлі, умов її проведення, які відображені (зафіксовані) у документах, що передбачає Закон № 922. Такі дії не охоплює термін «перевірка наявності документів». Вони не входять до повноважень органів Казначейства, визначених у частині 2 статті 7 Закону № 922.
Отже, під час реєстрації бюджетних зобов’язань за договорами про закупівлю, казначеї в ЕСЗ переглядають річний план, договір про закупівлю та звіт про результати проведення процедури закупівлі. Якщо ж допущені технічні (механічні) помилки під час оприлюднення інформації, яка відображається у річному плані чи звіті про результати проведення процедури закупівель, до органу Казначейства слід подати також копію протоколу щодо таких допущених помилок.
Через які помилки Казначейство не реєструє зобов’язань за договорами
Проілюструємо кілька типових помилок, через які Казначейство може не зареєструвати бюджетні зобов’язання за договорами про закупівлю.
1. Помилки в оприлюдненому річному плані
У річному плані закупівель, який замовники оприлюднюють в ЕСЗ, вони найчастіше допускають помилки щодо КЕКВ.
2. Помилки в інформації, наведеній в звіті про результати проведення процедури закупівлі
Звіт про результати проведення процедури закупівлі ЕСЗ (далі — звіт) система формує автоматично після того, як завершується процедура закупівлі/спрощена закупівля.
Інформація, яку замовник зазначив в ЕСЗ в оголошенні про проведення закупівлі, автоматично підтягується у звіт. УО не має можливості виправити інформацію в ЕСЗ після того, як процедура закупівлі вже завершена.
Якщо УО припустилася помилки в оприлюдненій в ЕСЗ інформації, коли готуєте документи для реєстрації бюджетних зобов’язань до органу Казначейства, доцільно:
подати офіційний лист із копією протоколу;
в останній колонці Реєстру бюджетних зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів зазначити дату та номер цього листа.
