Закупівля робіт у воєнний час: як підготуватися

Ситуація. Замовник планує якнайшвидше провести роботи з відновлення гуртожитків, аби розмістити в них внутрішньо переміщених осіб. За програмою реалізації пріоритетних інфраструктурних проєктів для цього передбачені 10 млн грн. Як у час війни закупити такі роботи в найкоротший строк?

Рішення. Замовник може наразі швидко провести закупівлю робіт. В умовах воєнного стану укласти договір про закупівлю з підрядником і не застосовувати для цього процедуру закупівель дозволяє Постанова № 169.

Для такої закупівлі дотримайте визначених Постановою № 169 умов, а саме:

• внесіть такі роботи та їх обсяг до переліку закупівель, які проводите за Постановою № 169;
• під час закупівлі дійте за принципами публічних закупівель;
• не включайте таку закупівлю до річного плану закупівель;
• укладайте договір про закупівлю відповідно до норм ЦК і ГК.

Часто в гонитві за швидкістю можна купити «кота в мішку» і в результаті залишитися без ремонту і без грошей. Щоб цього не трапилося, варто добре підготуватися. Зорієнтуємо, як діяти.

Підготуйте вихідні дані закупівлі в час війни

Зробіть креслення будівлі, визначте площу приміщення, розміри (ширину, висоту) стін. Порахуйте, скільки потрібно відремонтувати жилих кімнат, санвузлів. Продумайте, що замінюватимете, а що залишатимете.

Адже щоб забезпечити проєктування об’єкта будівництва, замовник повинен надати проєктувальнику вихідні дані на проєктування (п. 3 Порядку 45).

Хто і як складає Акт про демонтаж будівель, пошкоджених або зруйнованих внаслідок війни

Подбайте про проєктну документацію закупівлі в умовах воєнного часу

Якщо за статтею 31 Закону № 3038 для виконання робіт потрібно розробляти проєктну документацію та проводити експертизу, доцільніше не витрачати час на її виготовлення. Зобов’яжіть підрядника самостійно виготовити проєкт та пройти експертизу. Вартість цих послуг включіть до розрахунку вартості робіт.

Оберіть для себе навчальну програму у Вищій школі Закупівельника

• Національна сертифікація з організації публічних закупівель — 2025
• Закупівля комунальних послуг — 2025
• Організація публічних закупівель в умовах воєнного стану
• Закупівлі ліків та медвиробів за Особливостями

Визначте очікувану вартість робіт

Визначити очікувану вартість робіт у теперішніх умовах непросто. Війна не дає розуміння середньої ціни. Тож аналіз ринку стає ще актуальнішим, ніж раніше. З його допомогою отримаєте ринкові ціни та пропозиції.

Аналіз ринку застрахує й від порушення принципів публічних закупівель, а в майбутньому — від зайвих причин перевірок органів контролю.

Коли аналізуватимете ринок, отримайте від компаній — потенційних виконавців робіт відповіді на запитання:

• яка вартість виконання таких робіт;
• скільки часу потрібно, щоб виконати роботи;
• яка готовність підрядника приступити до роботи.

Розішліть листи-запити із проханням надати комерційну пропозицію для розрахунку очікуваної вартості виконавцям, які працюють на ринку. Що більше листів надішлете, то ліпше. Однак у будь-якому випадку сформуйте не менше трьох таких листів.

Більше про те, як визначати очікувану вартість закупівлі робіт:

Актуальне для закупівельника

• Вимоги «чужої» тендерної документації: чому не варто копіювати
• Договір про закупівлю від учасника не відповідає проєкту договору: чи підписувати

Знайдіть підрядника для закупівлі у воєнний час

Після того, як визначите очікувану вартість робіт, можете приступити до пошуку остаточного підрядника.

На практиці замовники одразу звертаються до конкретного підрядника, який раніше вже виконував якісь роботи. Однак сьогодні не всі компанії можуть працювати повноцінно.

Щоб мати гарантію виконаного замовлення, підійдіть до пошуку відповідально. Чотири наші рекомендації підкажуть, до кого можете звернутися.

1. Згадайте всі компанії, що раніше виконували вам будівельні роботи.
2. Зв’яжіться з колегами з інших структурних підрозділів, управлінь, комунальних підприємств із вашого міста, селища, району. Попросіть їх порекоментувати компанії, з якими вони співпрацювали.
3. Проведіть в ЕСЗ відбір постачальників з умовами, максимально наближеними до умов вашої закупівлі. Для цього відфільтруйте закупівлі за:

• кодом
  ДК 021:2015
  ;
• регіоном;
• періодом проведення закупівлі;
• успішним результатом.

4. Перевірте, чи працюють будівельні компанії, контактні дані яких є у вільному доступі в мережі інтернет.

Установіть чіткі терміни виконання робіт по закупівлі в умовах воєнного часу

Будівельним роботам властива розмитість у термінах, які до того ж часто зміщуються. Щоб цього не допустити, одразу встановлюйте для себе та підрядника чіткі терміни виконання робіт.

Упевнені, за нашими порадами ви зможете знайти собі підрядника, який укладе договір та зможе провести ремонтні роботи в найкоротші строки.

Не забудьте насамкінець оприлюднити в ЕСЗ звіт про договір про закупівлю, укладений без використання ЕСЗ, договір про закупівлю та всі додатки до нього. Зробіть це не пізніше ніж через 20 днів з дня, коли припинять чи скасують воєнний стан в Україні або в окремих її місцевостях.

На цьому етапі зважте і на особливості динамічної ціни в договорі підряду на закупівлю робіт.

⚡ Читайте докладніше, коли сторони визначають вид договірної ціни та чи можна вже під час укладення договору підряду визначити, що договірна ціна динамічна.