Бюджетна установа вирішила відремонтувати адмінбудівлю. Але так, аби капітальний ремонт виконував спеціалізований підрозділ головного розпорядника бюджетних коштів, якому вона підпорядкована (далі — головний розпорядник). Як це зробити?
Зазвичай бюджетна установа сама проводить капітальний ремонт або поліпшення об’єктів основних засобів, що перебувають у неї на балансі. І якщо ці витрати вона спрямовує на підвищення техніко-економічних можливостей — модернізацію, модифікацію, добудову, дообладнання чи реконструкцію об’єкта, приміром адмінбудівлі, що в майбутньому збільшить економічні вигоди від її експлуатації, — такі роботи установа вважає поліпшенням об’єкта основних засобів.
Установа проводить ці роботи за рахунок капітальних витрат, які передбачила у кошторисі за відповідним кодом класифікації видатків бюджету (КЕКВ). Вартість капітальних витрат за виконаними роботами вона узагальнює на субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби» (Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219). А після завершення робіт збільшує первісну вартість об’єкта, тобто адмінбудівлі, протягом усього строку використання на вартість витрат із цього поліпшення.
клопотання заявника на ім’я голови виконавчого комітету, зокрема заяву згідно з додатком 1 до технічного регламенту, затвердженого означеним органом (див. Додаток);
копію свідоцтва про державну реєстрацію заявника;
копію витягу з рішення виконавчого комітету про надання дозволу на будівництво, а саме поліпшення адмінбудівлі, який надали установі як попередньому замовнику;
копію правовстановлюючого документа на землю, який має установа. Це може бути державний акт на право постійного користування землею або навіть договір оренди землі;
затверджену в установленому порядку проектну документацію. Це може бути також будівельний генеральний план та паспорт фасаду або погоджені головним архітектором проектні пропозиції чи містобудівне обгрунтування, яке установа попередньо отримувала;
копію документа, що підтверджує право власності/користування адмінбудівлею;
копію технічного паспорта приміщення (адмінбудівлі).
Утім, якщо об’єкт основного засобу — адмінбудівлю — поліпшує не сама установа, а головний розпорядник або управління капітального будівництва — все відбувається по-іншому.
Річ у тім, що установа є балансоутримувачем об’єкта містобудування, наприклад адмінбудівлі. Але право на капітальний ремонт, переобладнання, реконструкцію (далі — поліпшення) цього об’єкта, тобто виконання функції замовника за роботами з поліпшення адмінбудівлі, вона не взяла на себе, а поклала на іншу юридичну особу. Зокрема, за такими роботами установа доручила виконувати функції замовника головному розпоряднику, оскільки той має спеціалізований підрозділ та фахівців із відповідною кваліфікацією.
Тож у цій ситуації сторони мають діяти за встановленою процедурою.
Передача функцій замовника відбувається документально через Дозвільний центр. Перелік необхідних для цього документів залежить від того, чи заявник на права замовника набуває право власності/користування земельною ділянкою, на якій розміщений об’єкт містобудування. Тобто у нашій ситуації — чи набуває головний розпорядник право власності/користування земельною ділянкою, на якій розміщена адмінбудівля.
Такого права на земельну ділянку заявник — головний розпорядник не набуває, бо установа передає йому лише функцію замовника на поліпшення адмінбудівлі. Отже, ці дві юрособи спільно мають надати до Дозвільного центру такі документи:
Адміністратор Дозвільного центру не пізніше наступного робочого дня після того, як отримав ці документи, передає їх в управління архітектури та містобудування.
Управління архітектури та містобудування, як правило, в термін до 40 днів готує:
проект рішення виконавчого комітету про передачу функції замовника на будівництво, тобто поліпшення адмінбудівлі як об’єкта, та виносить його на найближче засідання виконавчого комітету;
витяг із рішення виконавчого комітету та передає його в Дозвільний центр не пізніше сьомого робочого дня після засідання виконавчого комітету.
Головний розпорядник як замовник капремонту адмінбудівлі установи:
передбачає капітальні видатки у своєму кошторисі за відповідним КЕКВ;
проводить закупівлю й укладає з підрядником договір на виконання робіт із поліпшення адмінбудівлі;
отримує від установи за Актом передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів (далі — Акт передачі) адмінбудівлю для проведення робіт із її поліпшення. Акт передачі складають за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818 (далі — Наказ № 818). А потім передає її за цим Актом підряднику;
узагальнює на субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби» вартість капітальних витрат за виконаними роботами та розраховується за них із підрядником;
приймає від підрядника за Актом приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів (далі — Акт приймання) відремонтовану адмінбудівлю після того, як означені роботи завершені. Акт приймання складають за формою, затвердженою Наказом № 818.
Далі головний розпорядник передає установі як балансоутримувачу за Актом приймання:
відремонтовану адмінбудівлю;
вартість капітальних витрат за виконаними роботами, узагальненими ним на субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби». Така вартість наведена у графах 4, 5 Акта приймання. Бухгалтерська служба головного розпорядника виконує на підставі Акта приймання проведення за Д-т субрахунку 5411 та К-т субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби». Оскільки це проведення не визначене Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій із активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219, його слід зафіксувати у відповідному додатку до Положення про облікову політику.
У цій ситуації установа передала головному розпоряднику функцію замовника робіт із поліпшення власної адмінбудівлі. Як балансоутримувач вона зобов’язана також:
передати головному розпоряднику адмінбудівлю для капремонту за Актом передачі;
прийняти адмінбудівлю після капремонту за Актом приймання;
