експерт, адвокат зі спорів з контролюючими органами, консультант із закупівель
На балансі кожного замовника перебуває хоча б один основний засіб. Коли настає час ремонтувати його або списати, необхідно оформити документи. Сьогодні розглянемо дефектний акт. Коли, хто та як має його оформити? Роз’яснення, зразок та бланк для вас — у статті
Діяльність будь-якої організації, у т.ч. замовника, підлягає детальному документуванню. Кожну дію потрібно письмово обґрунтовувати та зафіксовувати у документах: наказах, доповідних записках, актах тощо.
У випадку, коли потрібно провести поточний або капітальний ремонт, замовник повинен мати письмове обґрунтування для того, щоб його здійснити. На практиці першим документом, на підставі якого дізнаються про необхідність ремонту, є доповідна записка майстра або іншої особи, яка відповідальна за працездатність основного засобу.
Після цього варто розрахувати, які витрати понесе замовник на ремонт, а саме:
яку кількість ТМЦ (деталі, запасні частини, тощо) потрібно придбати
які роботи (збірка, установка, тощо) слід провести;
на якій площі/об’єкті (наприклад, 10 м² даху або на двигуні авто) необхідно здійснити, щоб відремонтувати об’єкт.
Саме для того, щоб визначити потребу у ремонті певної ділянки основного засобу, з’ясувати використання певних ТМЦ, робіт та їхньої кількості, і потрібно формувати дефектний акт.
Отже, дефектний акт — це документ, на підставі якого визначають, що та за допомогою яких інструментів потрібно відремонтувати.
Як підказує назва, цей документ покликаний встановити, які є дефекти в основного засобу та яким чином їх можна усунути.
Тобто, дефектний акт потрібен для того, щоб визначити: які саме частини основного засобу підлягають ремонту та за допомогою яких дій (придбання нових запасних частин, проведення зварювання, заміни частин тощо).
Непоодинокі випадки, коли в процесі поточного ремонту виявляється потреба виконати додаткові непередбачені роботи. Тоді на них слід скласти дефектний акт. Наприклад, лагодили підлогу на кухні та виявили, що протікає водогінна труба. У такій ситуації доведеться складати дефектний акт щодо непередбачених робіт – ремонту або заміни такої труби.
Наведемо три основні функції дефектного акту у таблиці:
Функція дефектного акту
Для чого потрібна
Підтвердити потребу у ремонті
Є письмовим підтвердженням того факту, що замовник потребував нагального ремонту певного об’єкта. Під час перевірки ДАСУ допоможе підтвердити необхідність здійснення витрат на ремонт саме у здійсненому обсязі
Окреслити масштаби ремонту та переліку необхідних заходів
Зокрема, заклад може прорахувати необхідну кількість грошей для певного ремонту і визначитися із пріоритетами: здійснити нагальний ремонт та економити на чомусь іншому або відкласти ремонт на наступний рік, водночас провести низку заходів, щоб отримати кошти на такий ремонт. Пам’ятайте, що саме на підставі дефектного акту розробляється кошторисна документація для проведення поточного ремонту, яку затверджує замовник
Контролювати списання товаро-матеріальних цінностей та обсягів робіт
Допомагає проконтролювати кількість списаних на ремонт ТМЦ та обсяги виконаних робіт
Дефектний акт не є тим документом, на підставі якого замовник визначає остаточну вартість ремонту. Він допомагає прорахувати витрати, але повний розрахунок вартості ремонту визначається пізніше.
Законодавство чітко не регламентує порядок складання дефектного акту, проте зазвичай його складають на кожний основний засіб або об’єкт окремо. Так, для ремонту автівки складається один дефектний акт, а для ремонту даху — інший. У той же час, якщо ремонту підлягатиме приміщення, наприклад вестибюль, то можна скласти один дефектний акт із відповідними окремими розділами: підлога, стеля, стіни, двері, вікна тощо.
Дефектний акт складає не одна особа, а комісія, яку призначає замовник, — за наказом керівника закладу. Обов’язкова вимога — щоб до такої комісії входив спеціаліст із обслуговування основного засобу. Для ремонтів авто потрібно залучати механіка, для ремонту офісної техніки — програміста, а для ремонту даху, підлоги — особу, яка має знання у будівництві.
Якщо такого фахівця в установі немає, то можна спробувати залучити спеціаліста «зі сторони». У цьому випадку варто доручити йому і розроблення кошторисної документації. У розумінні Закону № 922 це будуть послуги (хіба що йдеться про капітальний ремонт, де вартість послуг включена до кошторисної вартості робіт, і вартість таких послуг не перевищує вартості самих робіт).
У дефектному акті обов’язково потрібно вказати всі дії, які потрібно зробити під час ремонту та вказати кількість робіт, необхідних ТМЦ, а також одиницю виміру. Наприклад, потрібно відремонтувати дах, що вкритий металочерепицею. У такому випадку потрібно в дефектному акті вказати, що потрібна саме металочерепиця і її обсяги у м2. Адже, якщо вказати кількість у шт., можна прорахуватися, бо черепиця буває різних розмірів.
Якщо ж мова йде про вікна, то потрібно в описовій частині написати характеристику такого вікна. Наприклад: «вікно металопластикове 1,4 м*1,2 м», а у рядку щодо виміру вказати «шт.», і відповідно заповнити рядок «кількість».
Зазвичай необхідні ТМЦ/роботи вказують в дефектному акті у вигляді таблиці, яка має такі колонки:
«№ п/п» — щоб було легше орієнтуватися у масштабах ремонту;
«Найменування робіт» (альтернатива — «Найменування витрат») — в цій колонці детально описують роботи, що потрібно виконати та ТМЦ, які потрібно використати із ретельним описом;
«Одиниця виміру» — для того, щоб було зрозуміло, скільки штук, м2, м3, кг потрібно використати. Якщо потрібно вказати певні роботи, наприклад зварювання чи встановлення сантехніки, то зазвичай вказують «послуга». Хоча можна використати альтернативний варіант — «години». Залежить від кількості задіяних у виконанні послуги осіб. Скажімо, щоб встановити вікно, одній особі потрібно більше часу, ніж двом;
«Кількість» — скільки певних ресурсів потрібно, щоб виконати ремонт;
«Примітки» — один із варіантів назви останньої колонки. Тоді в ній вказують додаткові відомості ,такі як прізвище, ім'я особи, що відповідальна за проведення ремонту або певні відхилення на кшталт: «якщо не буде червоної черепиці розміром 25х36, то можна використати зелену розміром 50х18, але у тій самій кількості в м2». Втім, дехто в останній колонці вказує: «Необхідні матеріали». Наприклад, для фарбування стіни обсягом 30 м2 потрібно: «фарба біла 5 л, валик для фарбування (ширина 15-20 см) – 1 шт.».
Отже, дефектний акт потрібно складати відповідно до потреб установи. Ключова умова — щоб він містив усі необхідні відомості про витрати, які понесе заклад під час ремонту.
й отримайте доступ до бази оновлених зразків документів — від протоколів УО до додаткових угод
Форма дефектного акту
Дефектний акт обов’язково складають у письмовій формі, де вказують дані та підписи всіх відповідальних осіб. Утім, якщо програмне забезпечення закладу дозволяє створити дефектний акт в електронній формі, а всі відповідальні особи мають ЕЦП, можна такий акт скласти в електронній формі. Головне — дотримати всіх приписів Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Оскільки офіційної форми дефектного акту немає, то кожний замовник може розробити та затвердити свій варіант такого акту, в залежності від потреби. Зазвичай у правому верхньому кутку вказується, що такий акт затверджено або наказом керівника: «№ Х від 02.01.202Хр.» (стандартна форма), або керівником у певну дату «01.04.2021». Другий варіант застосовують, якщо в установі відсутній затверджений зразок або особливий ремонт вимагає складання специфічного дефектного акту.
Дефектний акт є поєднанням:
описово-літерної частини, де описано хто, коли, за яких обставин та в якій установі його складає;
таблиці, де описані всі необхідні заходи для здійснення ремонту;
реквізити осіб, що такий акт склали (прізвища, імена, підписи).
Оскільки законодавство не визначає конкретної форми дефектного акту, то необов’язково його складати частково у табличній формі. Однак, таблиця полегшує сприйняття інформації. Одночасно, якщо для ремонту потрібно зробити якусь одну дію, то можна не формувати таблицю, а оформити така: «Заміна системної плати WTX у кількості 1 шт. для комп’ютера ASUS, протягом 8 годин».
Також у дефектному акті варто вказати особу, яка такий акт склала. Втім, якщо всі члени комісії погодилися зі змістом акту, можна просто вказати їхні посади та поставити підписи, без розшифрування даних особи, яка фактично такий акт формувала.
Дефектний акт — зразок
Тримайте напохваті приклад заповнення дефектного акта, щоб правильно скласти документ.
Дефектний акт — зразокТримайте напохваті приклад, як заповнювати дефектний акт, який допоможе створити документ для ваших потреб.
Отже, щоб провести ремонт, дефектний акт є важливим документом, адже дозволяє зрозуміти приблизні витрати установи на ремонт, а також дозволяє уповноваженій особі зрозуміти, яку саме процедуру закупівель здійснювати та які саме вимоги потрібно ставити у тендерній документації.
