експерт, консультант з публічних закупівель, канд. екон. наук
Закупівлі для харчування у закладах освіти — це висока відповідальність. Що має знати замовник про планування, визначення предмет таких закупівель та вимоги до учасників, — роз'яснює експерт
Заклад освіти – це юридична особа публічного чи приватного права, основним видом діяльності якої є освітня діяльність. Заклади освіти протягом навчального року мають забезпечити своїх учнів харчуванням, а отже продукти та їжа, що з них готується, мають бути якісними та корисними, адже йдеться про школи, ліцеї, університети, де навчаються діти та молодь України. Це наше майбутнє, що потрібно оберігати, тому забезпечити якість харчування надзвичайно важливо.
Відповідальність за якість продуктів у тому числі несуть і закупівельники, що проводять процедури закупівель для таких навчальних закладів. Адже саме від вимог до учасників процедур закупівель та їх продукту залежить результат, що реалізується в укладенні договорів та поставках, а в підсумку якістю продуктів харчування, що споживають учні.
Як порахувати очікувану вартість для закупівлі продуктів харчування в електронному каталозі, якщо лише частина із номенклатурних позицій предмета закупівель є в додатку 2 до Особливостей?
Встановити вимоги до постачання продуктів харчування досить складно, адже вони мають включати і вимоги до якості, і вимоги до постачання/перевезення, і вимоги до зберігання і, навіть, вимоги до тих працівників учасника, що будуть ці продукти вантажити, перевозити, сортувати тощо.
Крім того, продукти харчування теж досить сильно відрізняють, що впливає на формування вимог закупівлі. Одні продукти харчування мають довгий термін зберігання, інші — короткий, а деякі взагалі можуть зберігати декілька днів тільки за умови дотримання спеціальних вимог.
Тож встановити правильні вимоги для закупівлі продуктів харчування можливо тільки у разі досконалого розуміння самого продукту, що закуповується, та реальних потреб і умов замовника, а також вимог до постачальника.
Водночас замовник повинен дотримуватися вимог Закону про публічні закупівлі, Закону України «Про дитяче харчування» та нормативних документів щодо продуктів харчування та забезпечення ними навчальних закладів.
Для полегшення роботи закупівельників наказом від 30.10.2020 № 2208 МОН було затверджено Методичні рекомендацій щодо методології особливостей здійснення закупівель у сфері організації харчування в закладах освіти (далі — Методичні рекомендації), а Мінекономіки листом від 30.11.2021 № 3702-06/56323-06 запропонувало проект примірної тендерної документації Кейтерингові послуги.
Втім, наразі у воєнний час змінилися види закупівель, що може або повинен застосовувати замовник при закупівлі продуктів харчування. Враховуючи це узагальнимо рекомендації для закупівель продуктів харчування.
Номенклатурні позиції для продуктів харчування за кодом ДК
Якщо вартість закупівлі продуктів харчування замовника перевищує 100 тис грн, то він може обирати вид закупівлі – відкриті торги або електронний каталог.
У разі коли закупівля з використанням електронного каталогу шляхом запиту пропозицій постачальників не відбулася, замовник здійснює закупівлю шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями, не збільшуючи при цьому очікувану вартість закупівлі, або шляхом повторного запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі.
Всі інші продукти харчування, очікувана вартість яких перевищує 100 тис грн, замовник закуповує через процедуру закупівлі «відкриті торги» та може, при бажанні, замінити її закупівлею через електронний каталог. У цьому випадку це його право, а не обов’язок.
Закупівля продуктів харчування через електронний каталог
Відповідно до умов функціонування електронного каталогу, що встановлені у Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822, застосовуючи електронний каталог, замовник огошує запит пропозицій постачальників шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:
найменування,
очікувану вартість,
кількість,
строк,
місце поставки товару,
умови його оплати
кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель).
У запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком.
Замовник укладає договір за результатами запиту пропозицій постачальників на закупівлю продуктів харчування. Які документи повинен надати постачальник та які відомості про постачальника потрібно перевірити перед тим, як укласти договір?
Специфікація товару - це сукупність характеристик товару та їх допустимих значень в межах визначеної адміністратором категорії товару, яким може відповідати один або кілька товарів. Тому, замовник може тільки обирати потрібну йому категорію товару та оголошувати запит пропозиції постачальника. Основні умови поставки він має передбачити у проекті договору.
Запит пропозицій постачальників повинен містити проект договору з обов’язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Проект договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників (абз. 3 п. 57 Порядку № 822).
Таким чином, застосовуючи запит пропозицій постачальників замовник обмежений у виборі характеристик товару і може лише у проекті договору передбачити додаткові вимоги до умов постачання товару та самого постачальника.
Якщо замовник проводить процедуру відкритих торгів, то він має встановити вимоги в ТД, у тому числі як до предмета закупівлі, так і до учасників.
Кваліфікаційні вимоги при закупівлі продуктів харчування для закладів освіти при закупівлі продуктів харчування та формуванні тендерної документації замовник може обрати як будь-який із чотирьох кваліфікаційних критеріїв, встановлених у ст. 16 Закону, так і встановити всі чотири одразу.
У разі якщо замовником встановлюється такий кваліфікаційний критерій, як наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного за предметом закупівлі договору, для підтвердження цього кваліфікаційного критерію рекомендовано отримати інформацію від учасника не тільки про наявність укладеного договору, а і підтвердження того, що він якісно та вчасно виконаний. Стосовно фінансової спроможності учасника, то замовнику в тендерній документації рекомендовано передбачати період, за який буде підтверджено фінансову спроможність учасником процедури закупівлі, шляхом подання фінансової звітності за відповідний період, з урахуванням періоду проведення процедури закупівлі. Замовник може передбачити в тендерній документації конкретний обсяг доходу (виручки) в межах очікуваної вартості, що підтверджується звітом про фінансові результати (звітом про сукупний дохід).
В той же час, для закупівлі продуктів харчування більш важливими є кваліфікаційні критерії «наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій» та «наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід».
Для підтвердження наявності в учасника процедури закупівлі відповідного обладнання та матеріально-технічної бази (складів, приміщень, харчоблоків, транспортних засобів, холодильного обладнання тощо) в тендерній документації рекомендовано передбачати подання таким учасником інформації про наявність техніки, обладнання, приміщень, складів, транспортних засобів, холодильного обладнання, тощо та копій документів, які підтверджують їх наявність та правовий статус (володіння, користування тощо).
Крім того, замовнику необхідно впевнитися, що в учасника наявні експлуатаційні дозвола для потужностей з виробництва та/або зберігання харчових продуктів тваринного походження, якщо учасник здійснює таку діяльність.
Учасники, що провадять діяльність, пов’язану з виробництвом та/або зберіганням харчових продуктів тваринного походження, зобов’язані отримати експлуатаційний дозвіл на кожну окрему потужність до початку її експлуатації. Експлуатаційний дозвіл видається на потужності, що розташовані за однією адресою (з деталізацією на рівні виробничої лінії та/або харчових продуктів залежно від виду діяльності оператора ринку) і визначені оператором ринку.
Також, замовник може перевірити наявність державної реєстрації потужностей з виробництва та/або обігу харчових продуктів.
Державній реєстрації підлягають потужності з виробництва та/або обігу харчових продуктів, на які не вимагається отримання експлуатаційного дозволу.
Дана інформація зазначена у реєстрі операторів ринку та потужностей, на які видано експлуатаційний дозвіл, та державному реєстрі потужностей операторів ринку, що оприлюднені на офіційному вебсайті Державної служби України з питань безпечності харчових продуктів та захисту споживачів.
З вимогами до реєстрації та отримання експлуатаційного дозволу замовники можуть ознайомитися у статтях 23 та 25 Закону України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів».
При встановлені вимог в тендерній документації замовникам важливо враховувати аспекти, коли реєстрація та отримання експлуатаційного дозволу не вимагається. Такі ситуації окреслені у ч. 2 ст. 23 та ч. 1 ст. 25 відповідного Закону.
Крім того, замовник у тендерній документації може передбачати вимоги щодо надання учасниками інформації про впровадження та застосування постійно діючих процедур, заснованих на принципах системи аналізу небезпечних факторів та контролю у критичних точках (НАССР) на потужностях.
У методичних рекомендаціях зауважено, що договори та інші правочини, передбачені законодавством, мають бути чинні на день подання тендерної пропозиції та містити умови про можливість пролонгації строку їх дії на строк постачання продуктів харчування, у разі якщо їх строк менше строку договору про закупівлю.
Дійсно це важливо для закупівлі, тому, що у разі якщо чинність відповідних документів та дозволів в учасника завершиться в ході постачання, здійснювати він його не зможе і замовник потрапить у ситуацію, коли матиме вирішувати проблему термінового постачання продуктів харчування, адже не надати їх дітям він не може.
У разі якщо замовником установлюється такий кваліфікаційний критерій, як наявність в учасника процедури закупівлі працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід, замовнику варто перевірити не тільки наявність необхідної кількості працівників в учасника, а також перевірити стан їх здоровя в частині проходження ними обов'язкового профілактичного медичного огляду.
У методичних рекомендаціях пропонується передбачати в тендерній документації подання копій документів про освіту відповідних працівників, документального підтвердження проходження такими працівниками навчання з питань гігієни та розробки, впровадження та застосування постійно діючих процедур, заснованих на принципах системи аналізу небезпечних факторів та контролю у критичних точках (НАССР) та копії чинних медичних книжок з відмітками про проходження ними обов'язкового профілактичного медичного огляду.
Закупівля продуктів харчування для навчальних закладів: технічні вимоги
Харчові продукти, які знаходяться в обігу на території України, повинні відповідати вимогам законодавства про безпечність та окремі показники якості харчових продуктів.
Сертифікація харчових продуктів необов’язкова. Зазначене не стосується процедури видачі міжнародного сертифіката, передбаченого Законом України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів».
Замовникам при встановлені вимог в тендерній документації варто враховувати наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України від 01.10.2012 р. № 590 «Про затвердження вимог щодо розробки, впровадження та застосування постійно діючих процедур заснованих на принципах Системи управління безпечністю харчових продуктів (НАССР)».
Замовник у ТД встановив вимогу: «У разі якщо учасник не є виробником запропонованого товару, учасник повинен в складі ТП надати скан-копію договору про співпрацю з виробником». Предмет закупівлі – риба морожена, хек виробляється за кордоном. Учасник у складі ТП надав договір про співпрацю з імпортером. Чи підлягає така пропозиція відхиленню?
Система НАССР стосується тільки безпечності харчових продуктів і не стосується їх якості та є запобіжним інструментом контролю за небезпечними факторами.
Замовники в тендерній документації можуть вимагати надавати учасниками документи, що підтверджують впровадження, застосування та постійну дію на підприємстві виробника та учасника процедур, заснованих на принципах системи аналізу небезпечних факторів та контролю у критичних точках стосовно предмета закупівлі (сертифікат на систему управління безпечністю харчових продуктів, який відповідає вимогам ДСТУ ISO 22000:2007 (ISO 22000:2005, ITD) або ДСТУ ISO 22000:2019 (ISO 22000:2018, ITD).
При постачанні м'ясних продуктів слід враховувати, що забороняється забій тварин, які не супроводжуються ветеринарним документом, що засвідчує здоров’я тварин.
Правила ветеринарно-санітарної експертизи харчових продуктів затверджуються центральним органом виконавчої влади, що формує та забезпечує реалізацію державної політики у сфері безпечності та окремих показників якості харчових продуктів.
Крім того, замовнику в тендерній документації варто посилатися на конкретне маркування, в тому числі маркування або сертифікати, що підтверджують відповідність еквівалентним вимогам та видані органами з оцінки відповідності, компетентність яких підтверджена шляхом акредитації або в інший спосіб, визначений законодавством.
Маркування продуктів харчування повинно відповідати вимогам Закону України «Про інформацію для споживачів щодо харчових продуктів».
Таким чином, замовник, що оголошує закупівлю продуктів харчування для навчальних закладів, повинен орієнтуватися у вимогах до предмету закупівлі, до постачальника та до виробника такого продукту. Це дозволить йому встановити в тендерній документації вимоги, що забезпечать постачання якісних продуктів для належного харчування дітей.
