Усі рішення тендерного комітету або уповноваженої особи мають оформлюватися протоколом, який підписується всіма членами комітету, присутніми на його засіданні, або всіма уповноваженими особами.
У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні. Кожен член ТК ставить особистий підпис з кожного окремого питання.
7 головних правил для тих, хто складає протокол засідання ТК
Для призначення секретаря тендерного комітету потрібно провести засідання тендерного комітету, прийняти рішення і оформити його протоколом.
Більшість замовників беруть за основу Примірне положення про тендерний комітет, відповідно до п.п. 2.4 якого, голова комітету своїм рішенням призначає заступника (заступників) голови, секретаря з числа членів комітету та визначає функції кожного члена комітету.
Ми пропонуємо вашій увазі зразки готових документів, а саме:
- Рішення голови комітету щодо призначення заступника (заступників) голови та секретаря комітету (зразок 1);
- Протокол засідання тендерного комітету Закладу «Замовник», щодо визначення функцій кожного члена комітету (зразок 2).
Зразок 1
Обов’язки та права секретаря тендерного комітету
Зразок 2
Часто виникає питання:
Чи потрібно змінювати секретаря тендерного комітету при зміні голови комітету?
Якщо відповідно до положення про тендерний комітет, замовника саме голова тендерного комітету визначає особу секретаря, то новий голова може прийняти нове рішення про заміну секретаря тендерного комітету та заступника. Втім, це є його правом, а не обов’язком. При цьому потрібно пам’ятати, що секретар та/або заступник повинні бути обраними з членів тендерного комітету, яких призначив замовник.
Разом із тим, якщо замовник призначає чинного секретаря головою, то в цьому випадку потрібно провести засідання щодо призначення секретаря тендерного комітету.
У випадку, коли положенням про тендерний комітет секретаря обирає колегіальний орган — власне комітет, то тоді голові не потрібно формувати нове рішення — це повноваження комітету.
Інформацію про процедури закупівель оприлюднюватиме інший член комітету. Чи повинен він мати електронний цифровий підпис? Чи відображати інформацію про нього та його електронний цифровий підпис в кабінеті замовника?
