У зв’язку із частими змінами у закупівельне законодавство в учасників виникають запитання щодо того, які документи потрібні для участі в тендері.
Які документи для тендеру підготувати
Тендерну пропозицію учасник процедури закупівлі подає замовнику відповідно до вимог тендерної документації (п. 32 ч.1 ст. 1 Закону № 922).
Отже перелік документів на тендер потрібно дивитися саме у тендерній документації замовника. Фактично учаснику достатньо дотримуватися вимог замовника.
Буває, що замовники встановлюють вимоги, що не повною мірою відповідають приписам законодавства. Замовник готує тендерну документацію відповідно до Закону № 922 з урахуванням Особливостей № 1178. Отже учасники обов’язково мають знати положення цих нормативно-правових актів, щоб підготувати свої документи для участі у тендері.
Тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку замовник вважає за необхідне викласти. Тож навіть якщо учасник вже 5 років успішно виграє тендери, йому варто перевірити, чи дійсно всі документи відповідають умовам тендерної документації в конкретному тендері.
Отже, умовно документи для участі у тендері можна поділити на дві категорії:
обов’язкові для всіх тендерів;
додаткові документи, передбачені в тендерній документації, залежно від предмету закупівлі.
Перелік документів для участі в тендері
Обов'язкові для всіх тендерів документи учасники подають незалежно від предмету закупівлі тендеру, в якому беруть участь.
1. Тендерна пропозиція. Це є зрозумілим, бо без належно оформленої та наданої пропозиції, учасник не зможе взяти участі у тендері.
2. Установчі документи для юридичних осіб та документи (статут), про підтвердження особи (перші сторінки паспорту та сторінка, де вказане місце реєстрації). Документи щодо підтвердження особи зазвичай, запитуються у підприємців та щодо керівників юридичної особи.
3. Документи, що підтверджують право підпису тендерної документації та поданих разом з нею документів. Це може бути наказ на призначення керівника, довіреність на представника (якщо видана підприємством, то завірена підписом керівника та печаткою (за наявністю), якщо учасник – підприємець та залучає представника, довіреність повинна бути завірена нотаріально).
3. Документи, що підтверджують відсутність підстав для відмови в участі у тендері за пунктом 47 Особливостей № 1178.
Зверніть увагу! Замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відсутність підстав для відхилення тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі та/або переможця, визначених пунктом 47 Особливостей № 1178, у разі, коли така інформація є публічною, що оприлюднена у формі відкритих даних згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації», та/або міститься у відкритих публічних електронних реєстрах, доступ до яких є вільним, та/або може бути отримана електронною системою закупівель шляхом обміну інформацією з іншими державними системами та реєстрами.
Ця норма має дещо двояке значення. З одного боку, замовник не повинен вимагати надати довідку/витяг про включення підприємства (або підприємця) до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. В той же час, експерти скрізь пишуть, що потрібно надати довідку про відсутність банкрутства, про те, що учасник є платником ПДВ, чи єдиного податку, тощо. Але, всі ці дані є у відкритому доступі.
Тож, хоча замовник і може перевірити певні дані у відкритих реєстрах, учаснику, який хоче виграти тендер, варто надати такі дані у формі документів або витягів з реєстрів. За таких обставин, учасник дотримає вимоги тендерної документації та не створить конфлікт із замовником.
Додаткові документи виникають закупівлях залежно від предмета закупівлі. Наприклад, для постачання продуктів харчування не потрібна ліцензія на продаж пального, чи для послуг з перевезень, учасник закупівлі обов’язково повинен мати транспортні засоби (власні, чи орендовані), тощо.
Специфіка вимоги документів за пунктом 48 Особливостей № 1178
Закупівля товарів
Закупівля послуг/робіт
Замовник може не застосовувати до учасників процедури закупівлі кваліфікаційні критерії
Замовник вимагає від учасників процедури закупівлі подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність хоча б 1 кваліфікаційному критерію
Документи, що підтверджують факт досвіду у таких правовідносинах. Тобто досвід виконання аналогічних договорів. Зокрема, договори про постачання аналогічного товару, або виконання аналогічних робіт. Ця вимога не є простою забаганкою замовника, а покликана убезпечити бюджетні кошти від ненадійних постачальників. Втім, замовник може написати, що потрібно надати довідку від попереднього замовника (покупця), про те, що учасник виконав свої зобов’язання у попередньому договорі.
Документи про, наявність в учасника тендеру обладнання, матеріально-технічної бази та технологій. Зокрема, для здійснення будівництва школи/казарми, потрібно мати відповідну будівельну техніку. Для здійснення постачання харчування до лікарні, потрібно мати, хоча б відповідні плити (вже не кажучи про приміщення, де все це буде готуватися та пояснити, яким чином, їжа буде поставлятися до лікарні. Зокрема, можна орендувати в лікарні якусь частину приміщення та поставити електричні плити. В цьому випадку потрібно додати договір оренди приміщення (чи попередній договір та наявність електричних плит).
Тому, учасникам потрібно надавати, в залежності від предмету закупівлі:
документи на право власності, чи оренди певних технологічних засобів (автомобілів, бульдозерів, електричних плит, тощо);
договори (у т.ч. попередні) про придбання певних ТМЦ.
Документи про наявність в учасника працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід. Наприклад, учасник, який збирається ремонтувати будівлю, повинен мати у своєму штаті, чи за договорами ЦПД відповідну кількість працівників, що мають навички у ремонті будівлі (муляри, будівельники, тощо). Якщо, на підприємстві лише одна особа – директор і немає підтверджень того, що у найближчий час буде залучено працівників будівельної професій, такі обставини призведуть до того, що замовник своєчасно не отримає потрібного ремонту, тож ймовірність того, що такий учасник не виграє тендер є надвисокою.
Також замовник може встановити вимоги про забезпечення тендерної пропозиції. І учасник повинен буде надати відповідні документи. Зазвичай це банківська гарантія. Для цього треба переглянути, що саме вказано у тендерній документації. Так, за Законом № 922, замовник повинен вказати умови надання забезпечення, зокрема:
розмір забезпечення;
строк його дії;
застереження щодо випадків, коли таке забезпечення не повертається учаснику.
Закупівля з локалізацією – це закупівля певних товарів, очікувана вартість яких дорівнює або перевищує 200 тис. грн, із врахуванням ступеня локалізації виробництва.
Перелік товарів, які підпадають під вимоги закупівлі з локалізацією, міститься у пп. 2 п. 61 Розділу X Закону № 922.
Ступінь локалізації для закупівлі таких товарів повинен дорівнювати чи перевищувати:
у 2024 році - 20 відсотків;
у 2025 році - 25 відсотків;
у 2026 році - 30 відсотків;
у 2027 році - 35 відсотків;
з 2028 року до дня завершення 10-річного строку дії пункту 6-1 Закону № 922 - 40 відсотків.
Зверніть увагу, що перелік товарів у пп.2 п.61 Розділу X Закону № 922 може бути розширений КМУ за погодженням з відповідним комітетом Верховної Ради України.
Ступінь локалізації виробництва визначається самостійно виробником товару, що є предметом закупівлі, та підтверджується Уповноваженим органом у Порядку підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів, встановленому постановою КМУ від 02.08.2022 № 861 (далі – Порядок).
Локалізація може бути застосована і при закупівлі послуг та робіт, якщо виконання таких робіт чи надання послуг передбачає набуття замовником у власність товарів, включених до переліку.
Ступінь локалізації розраховується виробником товару та автоматично підтверджується шляхом математичної перевірки інформації, внесеної до форми калькуляції собівартості товару (п. 7 Порядку).
Згідно з п.131 Порядку, замовник визначає в тендерній документації на закупівлю предмета закупівлі, що внесений до переліку, вимогу щодо надання учасником процедури закупівлі сертифіката відповідності системи управління якістю у виробництві вимогам ДСТУ ISO 9001:2015 або ДСТУ EN ISO 9001:2018 (EN ISO 9001:2015, IDT; ISO 9001:2015, IDT) щодо виробника, продукція якого пропонується таким учасником, або національних стандартів, якими їх замінено, виданого акредитованим відповідно до законодавства органом з оцінки відповідності.
Для колісних транспортних засобів потрібно додати до тендерної пропозиції документ, який вимагається замовником в тендерній документації: сертифікат типу обладнання (або сертифікат типу транспортного засобу) чи сертифікат відповідності транспортних засобів або обладнання, чи сертифікат відповідності щодо індивідуального затвердження, в якому зазначено місцезнаходження виробника колісного транспортного засобу в Україні, виданого органом із сертифікації для індивідуального затвердження колісних транспортних засобів, партій частин та обладнання, який відповідно до законодавства призначений Мінінфраструктури, чи свідоцтво про присвоєння міжнародного ідентифікаційного коду виробника (WMI), що входить в структуру ідентифікаційного номера колісного транспортного засобу (VIN), виданого національною організацією України, уповноваженою на ведення реєстрації та присвоєння міжнародного ідентифікаційного коду виробника (WMI).
А за приписами п.13 Порядку, учасник, з яким укладено договір про закупівлю товару, що внесений до переліку, одночасно з передачею товару надає замовнику підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару.
Отже, якщо вирішите взяти участь у тендері з локалізацією маєте заздалегідь подбати про наявність:
копії сертифіката відповідності системи управління якістю у виробництві вимогам, які визначені замовником (ДСТУ, чи національним стандартам);
калькуляції собівартості продукції із зазначенням митної вартості імпортних компонентів (імпортованих виробником та/або придбаних у постачальників, які є резидентами України) від виробника товару.
Резюме
Оскільки, кожна закупівля та тендер є особливими, однієї загальної універсальної поради для учасників немає. Втім, учасникам потрібно пам’ятати про такі моменти:
Положення пункту 44 Особливостей, адже саме у ньому прописано коли замовник зобов’язаний відхилити тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в ЕСЗ.
Приписи ч.4 ст. 22 Закону № 922, тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників. Тобто, якщо замовник встановив вимоги про надання доказів виконання аналогічних договорів щодо конкретного міста, чи щодо лише замовників, а не будь-якого покупця, такі вимоги можуть визнати дискримінаційними. Враховуючи цей момент, учасник, який виконував договори лише приватному сектору і це є його лише першим тендером, може подати скаргу до АМКУ із великим шансом подати лише договори, що були виконані «приватному сектору».
